鯨力商旅以智慧化解中國企業(yè)差旅管理“難題”

隨著越來越多的企業(yè)邁出國門，海外差旅量增加，差旅管控也面臨著全新挑戰(zhàn)。鯨力商旅在業(yè)界率先打造了基于大數(shù)據(jù)、AI技術的智慧化差旅管理系統(tǒng)，對企業(yè)面臨的難題進行了一一破解。近期，鯨力商旅助力客戶成功上線智慧化差旅管理系統(tǒng)，提升差旅預算的合理性和靈活性，并加強全球商旅管理一體化，以先進高效的差旅管理為中國企業(yè)全球化發(fā)展賦能。

“全球化”背后的差旅難題

該企業(yè)是全球領先的安檢產(chǎn)品和安全檢查解決方案供應商，立足中國，業(yè)務遍布全球150多個國家和地區(qū)的客戶。在差旅管控上，一直使用內(nèi)部OA管理系統(tǒng)進行差旅審批，審批通過后各業(yè)務部門獨立聯(lián)系供應商進行預訂，一直使用2013年制定的差旅標準。但因為業(yè)務逐步全球化，差旅復雜性增加，經(jīng)常出現(xiàn)需要超標審批的行程，2016年共收到超標審批單2097份，其中國內(nèi)交通超標審批單532份、海外住宿費超標審批單1083份。超標審批頻發(fā)不僅造成了大量人力資源浪費，也對員工出差造成了負面影響，使得現(xiàn)有差旅標準形同虛設。

此外該企業(yè)由于海外差旅量增多，需要多家供應商提供服務，已與多家TMC供應商包括攜程商旅、寶盛、在路上商旅等建立預訂合作關系，但數(shù)據(jù)沒有打通，無法通過一個平臺預訂，也無法實時監(jiān)控差旅數(shù)據(jù)，無法實現(xiàn)統(tǒng)一對賬。由于多部門對應多供應商進行采購，僅依靠人工進行TMC賬單核對，會造成時間、人力成本的大量消耗。

基于以上的情況，人力資源部聯(lián)合信息部、財務部、行政部進行多次探討，對現(xiàn)有差旅管理系統(tǒng)提出全面優(yōu)化升級需求：

一，提升差旅預算的合理度和透明度，進行差旅政策的優(yōu)化制定，需要對成本控制、降低人力浪費、員工出行自由度等因素進行綜合考量，降低超標審核次數(shù)，促進差旅合規(guī)。

二，搭建一站式商旅管理體系，擴大供應商和預訂渠道的范圍，對接多TMC，利用技術打破數(shù)據(jù)壁壘，增加部門和項目費用管理的透明度，實現(xiàn)集團的全面有效管控。

鯨力商旅的解決之道

基于對管理理念、系統(tǒng)成熟度、技術交付能力的多重考察，客戶最終牽手鯨力商旅。鯨力商旅為客戶打造了國際領先的一站式商旅及費用管理解決方案，以混合云部署的方式，實現(xiàn)了高質(zhì)效的交付?；诳蛻粜枨螅椖糠譃閮蓚€階段完成。

第一階段：嵌入“鯨準預算”以合理預算控制超標審批

鯨力認為，客戶以往實行的統(tǒng)一差旅政策的弊病是：缺乏公開市場數(shù)據(jù)支撐，無法判斷超標是客觀原因還是主觀意愿;僵化的差旅標準靈活度不高，在實際中并不節(jié)約費用;制度復雜導致審批成本過高，浪費管理者的時間。

為了幫助客戶實現(xiàn)差旅預算的優(yōu)化，鯨力在客戶原有差旅標準的基礎上，引入了“鯨準預算”標準。在不改變原有審批流程的情況下，員工通過企業(yè)OA提交出差申請后，鯨力給出“鯨準預算”建議，并推薦最符合員工需求的出行方案，審批通過后即可跳轉(zhuǎn)至供應商進行預訂。

“鯨準預算”是基于企業(yè)差旅政策以及市場實時價格的綜合分析得出的個性化出行預算標準，由鯨力商旅在業(yè)界獨家推出，可以實現(xiàn)：

一，提升差旅預算的合理性與透明度。實時大數(shù)據(jù)的導入，讓員工在差旅花費是否主動節(jié)約一目了然，為管理者的審批報銷提供準確的數(shù)據(jù)支持。

二，提升員工出行的靈活性。通過企業(yè)差旅標準及市場大數(shù)據(jù)的綜合分析，為員工提供更加合理的出行方式。同等價格內(nèi)，給予員工最靈活的行程規(guī)劃，有效提升工作效率。

　　圖1：例如當機票價格低于高鐵票價時，鯨力給出建議為員工提供靈活選擇

一，有效降低差旅費用及工作效率。領導審批時，可以看到員工單次出差“鯨準預算”和實際花費的對比，有利于建立差旅費用監(jiān)控的關鍵指標并在不同部門間進行橫向?qū)Ρ?。通過大數(shù)據(jù)的支持，提升審批效率，提升差旅管理制度的可落地性。

　　圖2：“鯨準預算”與客戶差旅系統(tǒng)的無縫對接與連通

第二階段：一站式系統(tǒng)帶來清晰管控實現(xiàn)多渠道整合管理

針對客戶連接多TMC、進行商旅服務優(yōu)化、實現(xiàn)多渠道整合的需求，鯨力商旅幫助客戶進行全球商旅一體化管理系統(tǒng)的構(gòu)建：

一，進行全方位系統(tǒng)集成，實現(xiàn)一站式服務。將鯨力一站式服務系統(tǒng)嵌入企業(yè)原有移動端，通過API接口將企業(yè)OA與TMC系統(tǒng)進行整合，對接攜程商旅、寶盛、在路上商旅等系統(tǒng)，全方位集成機票、酒店、火車事前管控預定，員工可一站式預訂，企業(yè)支付由財務部統(tǒng)一結(jié)算，真正實現(xiàn)一站式自動差旅管理系統(tǒng)。

二，連接多渠道數(shù)據(jù)，進行全面數(shù)據(jù)管控，提供看板式管理?？梢园磫T工、項目、部門分析提供詳細數(shù)據(jù)報表，以及對預算統(tǒng)計、出差記錄、員工出差地圖進行分析的匯總數(shù)據(jù)報表。還可提供實時在線數(shù)據(jù)看板，精確到當天當下的差旅數(shù)據(jù)。自動生成精確的差旅優(yōu)化報告，讓企業(yè)對差旅浪費在哪里實現(xiàn)一目了然，越用越提升效率。

　　圖3：鯨力差旅流程優(yōu)化

　　圖4：鯨力提供差旅看板式管理

鯨力商旅以智慧化差旅管理為企業(yè)賦能

通過兩個階段的實施，鯨力商旅為客戶帶來以下實施成果：

一，為員工的單次出行生成“鯨準預算”，從源頭實現(xiàn)了控費降本，降低超標審批次數(shù)超過90%，提升了差旅管理制度的可落地性。

二，提高員工出行的自由度，員工在規(guī)定預算內(nèi)行程預訂更靈活，可獲得更優(yōu)的差旅體驗。若機票價格相比火車更低，則自動生成機票預算，為員工出行提供建議。

三，大大減輕企業(yè)在差旅預訂、審核上的人力負擔。員工通過一站式平臺，可自行進行預訂，減輕行政人員的預訂工作負擔。領導審批以實時數(shù)據(jù)做依據(jù)，決策過程變得十分簡單。

四，最大化簡化財務工作，提升對賬效率。原來需要總部行政部和部門助理近20人，花費約10到15天完成對帳，鯨力系統(tǒng)可以將此部分實現(xiàn)自動化，將多渠道數(shù)據(jù)生成統(tǒng)一對賬單，進行無人化處理。

五，提升對差旅的全面管理能力。通過多維度數(shù)據(jù)統(tǒng)計、實時看板、差旅報告，以數(shù)據(jù)助企業(yè)進行差旅優(yōu)化，降本增效。

六，與企業(yè)OA系統(tǒng)無縫對接，不改變原有操作流程和習慣，實現(xiàn)了系統(tǒng)的快速平穩(wěn)上線。

綜合而言，在鯨力的實施建設下，該企業(yè)擁有了一套既符合中國費控、財務應用環(huán)境，又能很好支持國際化差旅預訂行為的差旅管理系統(tǒng)，從無法及時掌握差旅花費的后知后覺式的管理現(xiàn)狀，升級為隨時了解支出情況的先知先覺式的管理方式，不僅為企業(yè)管理提供了全面完整的“視角”，更實現(xiàn)了對員工出行的用心關懷，實現(xiàn)了向“智能化”的全面升級。越來越多的中國企業(yè)正在走向世界舞臺的中央，差旅管理方式也要與國際管理方式進行接軌，鯨力愿意幫助更多客戶進行差旅管理的優(yōu)化升級，共同引領發(fā)展智能時代的企業(yè)差旅管理之道。

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