法國伊西萊穆利歐市(Issy-les-Moulineaux)希望借助微軟的力量,創(chuàng)建一個(gè)靈活、現(xiàn)代化的工作場所,實(shí)現(xiàn)市政府工作方式的轉(zhuǎn)型。一年之后,通過為政府職員和外勤人員配備Surface以及近乎全面的Microsoft 365應(yīng)用,伊西萊穆利歐市及市民都享受到了統(tǒng)一數(shù)字化工作空間帶來的好處——政務(wù)流程得以簡化,生產(chǎn)力得到提升。
對(duì)于坐落于巴黎遠(yuǎn)郊塞納河左岸的伊西萊穆利歐市(常被簡稱為“伊西”)來說,轉(zhuǎn)型并不是一件新鮮事。這座城市的歷史可以追溯到羅馬時(shí)代,歷經(jīng)20個(gè)世紀(jì)的發(fā)展,從郁郁蔥蔥的農(nóng)田、到中世紀(jì)巴黎貴族的度假勝地,再到20世紀(jì)初成為法國航空業(yè)的搖籃。著眼于現(xiàn)代,這座城市正在從工業(yè)階段過渡至更具經(jīng)濟(jì)活力的服務(wù)、商業(yè)和技術(shù)中心,實(shí)現(xiàn)對(duì)綠色空間的重塑和改造,為近69,000名居民提供更豐富多彩的生活。
為了緊跟新時(shí)代,滿足快節(jié)奏的工作需求,市政府著手將政府職員和外勤人員從傳統(tǒng)的辦公場所和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下“解放”出來。借助內(nèi)置LTE增強(qiáng)版的Surface Pro、Surface Go 2以及Surface Hub 2S等設(shè)備,市政府打造了一套全新的高效協(xié)作和高生產(chǎn)力的工作模式。Microsoft 365則為這座城市提供了一個(gè)緊密交織的協(xié)同辦公平臺(tái),而這正是成為“有膽有識(shí)的伊西市”所需要的。
契合活力四射的城市精神
盡管伊西市的政府職員和外勤人員已經(jīng)適應(yīng)了二十一世紀(jì)的工作風(fēng)格,但他們的辦公設(shè)備顯然還沒有。市政工作人員在晚上和差旅途中需要隨時(shí)待命,但市政府提供的平板電腦并沒有安裝他們需要的軟件應(yīng)用。甚至在他們能夠通過設(shè)備處理一些事務(wù)時(shí),也經(jīng)常需要去辦公室歸檔、審閱并簽署文件。
對(duì)于負(fù)責(zé)監(jiān)督建筑項(xiàng)目的外勤人員來說,他們的足跡遍及整個(gè)城市,因此需要隨時(shí)隨地查看文件,并能夠修改或?qū)忛嗈k公室服務(wù)器上的文件。面對(duì)這類需求,傳統(tǒng)辦公室局限性大,缺少靈活性,不僅影響政府職員的辦公效率,也使外勤人員和其他團(tuán)隊(duì)陷入信息孤島,從而延長工作流程并造成信息丟失。
2019年,伊西市開始嘗試改變窘境,打造現(xiàn)代化的基礎(chǔ)架構(gòu),并使其能夠與幾個(gè)月前部署的Microsoft 365實(shí)現(xiàn)交互。其目的是塑造一個(gè)功能強(qiáng)大、提效且易于使用的平臺(tái),讓移動(dòng)辦公人員更輕松地管理和使用。
Microsoft 365+ Surface——制勝法寶
借助Microsoft 365,這座城市逐漸向現(xiàn)代化辦公場所轉(zhuǎn)型,讓數(shù)百名員工實(shí)現(xiàn)居家辦公。隨著新冠肺炎疫情的爆發(fā),伊西市政府IT經(jīng)理Jean-Paul Poggioli為員工配備了最輕便的Surface二合一設(shè)備作為辦公電腦——Surface Go 2商用版,他表示:“Surface Go 2商用版是非常全面的計(jì)算機(jī)設(shè)備。”
在巡視建筑工地和學(xué)校的過程中,外勤人員始終處于四處奔波的狀態(tài),比起尋找有無線熱點(diǎn)的場所,自帶連接性的設(shè)備更能滿足要求。他們需要在工作現(xiàn)場隨時(shí)更新諸如CAM這樣的中央系統(tǒng),實(shí)時(shí)向系統(tǒng)上傳各種數(shù)據(jù)(包括帶注釋的照片)并進(jìn)行預(yù)算管理。除此之外,這種持續(xù)性的工作方式使他們無暇暫停工作來給設(shè)備充電。因此,外勤人員所使用的設(shè)備也需要具備強(qiáng)勁的續(xù)航能力?；谶@些需求,Poggioli為移動(dòng)工作團(tuán)隊(duì)配備了內(nèi)置LTE增強(qiáng)版的Surface Pro設(shè)備。最長可達(dá)10小時(shí)的續(xù)航時(shí)間,讓外勤人員能夠高效工作一整天,始終在線的4G LTE功能不僅讓他們免去了四處找Wi-Fi的麻煩,也更能夠保證信息的安全性。
保障政務(wù)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)
針對(duì)需要審閱和處理大量文件、并對(duì)文件和其它類型的文檔進(jìn)行簽署的政府職員,Poggioli為他們選擇了Surface Go 2。他表示:“Surface Go 2實(shí)現(xiàn)了平板電腦與PC設(shè)備之間的理想平衡。”通過使用Windows Autopilot和Intune,他的團(tuán)隊(duì)在這些設(shè)備上預(yù)裝了政府職員隨時(shí)隨地高效辦公所需的一切,包括一個(gè)基于Microsoft 365的虛擬辦公室架構(gòu)、一個(gè)內(nèi)部電子郵箱地址簿,以及市政府表格和問卷。作為該市無紙化辦公倡議的一部分,政府職員不僅能夠使用Surface Go 2來監(jiān)測市政活動(dòng),還能夠輕松地進(jìn)行協(xié)同辦公。當(dāng)使用Teams開會(huì)時(shí),政府職員也非常喜歡Surface Go 2配備的高質(zhì)量話筒、揚(yáng)聲器和攝像頭。
主管健康和安全的副市長Olivier Rigoni兼任著兩家公司的首席執(zhí)行官。他經(jīng)常使用Surface Go 2進(jìn)行視頻會(huì)議,幫助他平衡兩種角色的工作職責(zé)。他表示:“從一個(gè)辦公室轉(zhuǎn)戰(zhàn)到另一個(gè)辦公室,需要花費(fèi)很多的時(shí)間和精力。但有了Surface Go 2,無論我在哪里,都可以隨時(shí)隨地處理各種事務(wù)。這讓我能游刃有余地勝任多重角色。”
負(fù)責(zé)市財(cái)政和婦女事務(wù)的副市長Fanny Vergnon很快就適應(yīng)了Surface Go 2。她說:“從設(shè)置賬戶密碼,到掌握這臺(tái)新設(shè)備,我只花了15分鐘。” Vergnon回憶起她第一次參加市議會(huì)議時(shí),擺在她面前的是一個(gè)巨大的文件夾,里面的文件需要逐一簽字。而現(xiàn)在,她和她的同事們只需要通過Surface Go 2來審批文件。該市每周需要通過FAST-Elus電子簽名軟件處理和簽署100多份文件,對(duì)于Vergnon來說,Surface 觸控筆和Surface Go 2幫了大忙。她補(bǔ)充道:“現(xiàn)在,我不再需要去辦公室審閱那些需要簽署的文件,取而代之的是用Surface觸控筆在Surface Go 2上簽字,其他部門無需一直等待,整體的工作進(jìn)度也不會(huì)因?yàn)榉爆嵙鞒掏磺啊?rdquo;
盡管Vergnon和她的同事們不再需要每天穿梭于不同的工作地點(diǎn),但面對(duì)現(xiàn)代化的世界,他們希望工作日程的安排可以更為靈活,這意味著可以隨時(shí)隨地查看市議會(huì)的文件——無論是在辦公室、家中,還是在通勤的公交車上。“Surface Go 2非常輕薄、便于攜帶,它和我如影隨形,給了我隨時(shí)隨地輕松處理工作的自由。10.5英寸的觸控屏搭配觸控筆,使用起來非常流暢。無論我身在何處,都能自如地使用鍵盤撰寫郵件或編輯Word文檔。” Vergnon說道。
Poggioli不需要去說服任何政府職員接受新設(shè)備。他說:“我的同事們時(shí)時(shí)刻刻都將Surface帶在身邊。如此輕便且功能強(qiáng)大的設(shè)備讓他們愛不釋手。”
為團(tuán)隊(duì)合作開辟新徑
借助辦公模式轉(zhuǎn)型,伊西穆利諾市不僅擺脫了繁瑣的紙質(zhì)辦公和手動(dòng)流程,更為員工創(chuàng)造了一個(gè)協(xié)作為先、靈活的工作空間,讓他們享受到最佳辦公模式并從中獲益。協(xié)作對(duì)于需要高效運(yùn)轉(zhuǎn)的政府至關(guān)重要,預(yù)計(jì)有超過半數(shù)的政府工作都是基于內(nèi)部協(xié)作。而隨著與現(xiàn)代工作場所的發(fā)展趨于一致,很多團(tuán)隊(duì)成員每周至少有一天需要出外勤,因此市政府需要一個(gè)強(qiáng)大的協(xié)同辦公工具來促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員之間的有效溝通。Surface Hub 2S滿足了這一需求,讓團(tuán)隊(duì)成員無論在何處辦公,都能靈活地保持團(tuán)隊(duì)協(xié)作。
如今,市政辦公室的多個(gè)會(huì)議室中均配備了Surface Hub 2S,方便政府職員和市政工作人員彼此協(xié)作,或是與外部各方進(jìn)行溝通。Surface Hub 2S絕不是僅僅是用于召開Teams會(huì)議——工作人員可以借助微軟白板(Microsoft Whiteboard)的虛擬畫布進(jìn)行頭腦風(fēng)暴,而無需通過傳輸文件交流想法;作為一款全交互的Windows 10設(shè)備,Surface Hub 2S支持使用者訪問OneDrive文件,也可通過Microsoft 365應(yīng)用或Microsoft Edge來訪問內(nèi)容,或通過Miracast無縫地進(jìn)行內(nèi)容投影和分享。強(qiáng)大的4K屏幕和4K攝像頭,搭配遠(yuǎn)場麥克風(fēng)和音質(zhì)清晰的揚(yáng)聲器,使每一次在Teams上的會(huì)議效果都十分的優(yōu)質(zhì),帶給參會(huì)人員高效的科技體驗(yàn)。
為模式改革提供引導(dǎo)
Poggioli列舉了市政府實(shí)施遠(yuǎn)程辦公解決方案的目標(biāo),考慮到其對(duì)于Microsoft 365功能可用性、管理數(shù)據(jù)以及設(shè)備的熟悉程度,選擇微軟作為其整體解決方案的合作伙伴是合情合理的。在綜合考慮之下,他的團(tuán)隊(duì)使用Windows Autopilot和Intune來部署和管理設(shè)備。Poggioli 說:“使用Windows Autopilot遠(yuǎn)程管理設(shè)備非常輕松。一旦設(shè)備被盜,我們可以通過鎖定設(shè)備來保護(hù)數(shù)據(jù),如果用戶在使用過程中遇到困難,我們可以遠(yuǎn)程訪問設(shè)備幫助他們解決問題。此外,微軟在數(shù)據(jù)安全性方面也非常出色——數(shù)據(jù)可追溯性和權(quán)限管理可進(jìn)一步保障信息安全。”
Poggioli和他的團(tuán)隊(duì)需要確保信息管理模式的改革要得到完整的部署,依托市政府與微軟之間強(qiáng)大的合作關(guān)系,來保障計(jì)劃按部就班的執(zhí)行。他解釋道:“微軟通過召集工作組,舉辦研討會(huì)和用戶討論組來為我們提供幫助。微軟為我們提供的技術(shù)支持是此次項(xiàng)目成功執(zhí)行的關(guān)鍵——不僅為我們提供解決方案,還在改變管理模式的過程中成為真正的一份子,通過這些來充分部署用于專業(yè)辦公環(huán)境的解決方案。”
伊西穆利諾市始終秉承著其座右銘——“有膽有識(shí)的伊西市”。該市希望其對(duì)辦公模式的成功改革,能夠激發(fā)其它市政府做出改變,并催生出適合每個(gè)人的便捷、可協(xié)作化工作空間。
關(guān)于微軟公司
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