在職場中想要獲得晉升或者高效完成工作,有很多技能或者工作方法都是職場人所需具備的,比如PPT制作、excel表等個人的硬技能以及決策能力、溝通能力等硬技能和軟能力等,而其中有一項非常重要的能力及技能,便是項目管理能力。眾所周知,身處職場中,大大小小工作一口氣堆積過來是常有的事情,而針對這種情況,將每一項工作都當成項目來看待及執(zhí)行,將大大提升工作的效率及準確率。
那么,一次有效的項目管理應該是怎樣的?事實上,項目管理的做事方法在日常生活及工作中隨處可見,只要你做事是個有邏輯性的人,那么只需你具備將某件事或某項工作從規(guī)劃、落地到復盤的整個思維能力,那么你就在運用簡易的項目管理方法在做事和工作。
所以,一次完整且有效的項目管理實施應該是什么樣子的?在此之前,我們不妨先了解一下PMI對于項目管理是如何定義的。
一個“項目”可以視為是為了創(chuàng)造特定產(chǎn)品、服務或者成果而需進行的臨時性工作。通常,項目可具備以下三個特性:
獨特性
項目的獨特性是指每個項目都是圍繞不同需求進行針對性產(chǎn)品或服務創(chuàng)造的,也就是說,每一個項目都是特立獨行的,且項目的產(chǎn)出不限形式,有可能是無形的,也可能是有形的。
臨時性
項目的臨時性其實可以理解為,每個項目都是具備時效性的,項目的時效性區(qū)間由明確的開始時間起點和結(jié)束時間終點構(gòu)成,也就是說,當某個項目來到了時間終點時,就意味著這個項目的需求已經(jīng)不存在了,而項目也已經(jīng)終止了。
漸進性
項目的漸進性指的是項目在初始階段便將確立項目的整體實施及執(zhí)行范圍,在此基礎(chǔ)上,整個項目將通過工作的細化和拆解逐步發(fā)展,從而整個項目的工作及內(nèi)容將變得更為細化及清晰,具有持續(xù)化的漸進性。
在得知項目定義和特性的情況下,我們便可將項目管理理解為它是一個在項目各項作業(yè)中運用知識、技能、工具和技術(shù),為達到項目需求而服務的作業(yè)管理和過程。
項目管理可劃分為五大過程,包括啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。也就是說,如果我們需要將這五大過程運用于實際的工作中,就要清楚地認知到:
1.明確項目的需求及目的是什么;
2.完成整個項目需要做哪些工作;
3.需要什么專業(yè)的人員進行協(xié)作,需要多少人進行協(xié)作;
4.如何構(gòu)建有效的溝通機制,協(xié)同執(zhí)行;
5.認知項目所有必要工作的上下級關(guān)系,掌控整個項目進度。
而在明確了進行一次有效項目管理的必備因素后,我們便可將這種基于項目管理五大過程所需的認知靈活運用于工作中。眾所周知,針對更為復雜體系下執(zhí)行的工作標準,可通過工具或軟件的協(xié)助更為輕松的達到目的,下面,筆者就結(jié)合「飛項」這款軟件講解如何在工作中實施一次有效的項目管理。
一、啟動:明確項目的需求及目的是什么
在職場中,沒有目的或者需求不清的工作是非常令人頭疼的,這往往容易導致項目發(fā)起人或者執(zhí)行人如“無頭蒼蠅”般到處亂轉(zhuǎn),而這將導致項目的推進屢屢碰壁,即使在磕磕絆絆中完成,項目也已經(jīng)過了最初設(shè)定的時間節(jié)點,且準確率不高,容易出現(xiàn)返工的狀況。
而在項目啟動階段時,若能明確項目的整體需求及目的,那么,項目將基于高效率和高度準確性下得到推進,針對這個維度,「飛項」可在項目建立之初便提供相應的項目需求及目的填寫功能。在「飛項」的項目創(chuàng)建界面,用戶可以在此羅列包含項目主題、背景、目的、訴求及細節(jié)等在內(nèi)的所有信息。
信息。比如筆者要完成一次年終活動項目,那么,筆者便可通過標題的填寫確定活動主題,通過后續(xù)細節(jié)的填寫確定整個活動項目的目的、需求、背景等信息,且這些重要信息并不是只有自己能看到的,假如整個項目需要多人進行協(xié)作,那么所有人都將對整個項目的訴求及目的有一個清楚的認知,從而令大家的目的是高度統(tǒng)一的,這有利于項目的高效及精確推進。
二、規(guī)劃:完成整個項目需要作哪些工作
對整個項目的合理規(guī)劃有助于將工作將目標進行高度鏈接,而我們把這里說的規(guī)劃進行具象化解讀后,就是將項目進行拆解及細化,這也是前文所提到的項目特性之一——漸進性。在職場中,一個龐大項目的完成往往是需要具備諸多必要因素工作的,只有將這些必要因素工作全部完成后,整個項目才是已完成狀態(tài)。也就是說,規(guī)劃就是將整個項目所有需要做的工作通通羅列出來,并通過時間區(qū)間及節(jié)點的設(shè)定,讓所有工作都可以環(huán)環(huán)相扣,有條不紊地完成。
在此維度上,「飛項」為用戶提供了項目內(nèi)的“子事項”添加功能,用戶只需在項目創(chuàng)建頁面或者點擊已創(chuàng)建好的項目,便可在下方子事項欄目中添加與項目相關(guān)的必要工作。且所有子事項均可結(jié)合上下級關(guān)系進行完成時間節(jié)點及時間區(qū)間的添加,這樣一來,整個項目不僅得到了合理拆解,而且還能通過子事項時間點的設(shè)置,使得所有工作都具備了關(guān)聯(lián)性及時效性,讓項目可基于合理規(guī)劃進行鱗次櫛比的推進。
三、執(zhí)行:明晰需要什么專業(yè)的人員進行協(xié)作,需要多少人進行協(xié)作
在職場中,大型項目往往需要眾多不同崗位的多方人員進行參與協(xié)作,且這些人員還大概率是屬于不同部門的,因此,整個大型項目的執(zhí)行便會變得異常艱難,所以我們需要通過上個環(huán)節(jié)進行規(guī)劃后得知完成整個項目需要哪些性質(zhì)的工作,而在知道細化工作的性質(zhì)后,用戶便可根據(jù)這些工作的性質(zhì)快速得出,整個項目需要哪些專業(yè)的工作人員進行協(xié)助,共計需要多少個人進行協(xié)助完成。
針對這個需求,「飛項」通過項目創(chuàng)建界面及已完成項目界面內(nèi)的協(xié)作人邀請為項目的執(zhí)行提供了便利,在項目創(chuàng)建之初,用戶可通過“邀請協(xié)作人”按鈕將所需的協(xié)作人員邀請進入項目,而即使有所遺漏,在項目創(chuàng)建完成后,用戶亦可點擊項目進入詳情,然后在詳情界面進行協(xié)作人邀請。
值得注意的是,在項目詳情界面中,「飛項」不僅支持在相應的子事項中邀請專業(yè)崗位人員進行協(xié)同,也可在項目詳情界面中段的“協(xié)作人”處進行相關(guān)人員的邀請,值得注意的是,通過此處邀請的協(xié)作人將不針對工作性質(zhì)及個人專業(yè)性進行子事項分配,這一點適用于項目發(fā)起人的上級或者額外監(jiān)督人員的協(xié)作邀請。
四、監(jiān)控:如何構(gòu)建有效的溝通機制,協(xié)同執(zhí)行
有效的溝通無疑是助推項目朝向高效及精確化推進的“助推劑”,在工作中,因為溝通不及時或者溝通效率不高導致工作成果交付與最初設(shè)想“天差地別”的場景隨處可見。因此,建立起一個有效的溝通機制就顯得尤為重要了,一個有效的溝通機制可以極大程度上降低時間成本,使工作及項目在一條正確的高速路上“風馳電掣”。
在這點上,「飛項」通過協(xié)作人員的邀請構(gòu)建起了一個高效的溝通生態(tài),最主要分為兩方面,一方面是被動的,一方面是主動的,被動的便是項目發(fā)起人所填寫的項目主題、細節(jié)、背景、目的等信息,受邀的協(xié)作人在進入項目組時是人人可見的。而主動層面,指的是「飛項」在項目創(chuàng)立成功后,將把包含發(fā)起人及所有協(xié)作人在內(nèi)的人員都拉入到一個項目溝通群組中,所有成員可在群組中進行提問或者溝通。值得注意的是,在這個環(huán)節(jié),為了避免錯漏情況的發(fā)生,「飛項」在項目建立后,用戶所邀請的協(xié)作人同樣會被同步到群組中。
五、收尾:認知項目所有必要工作的上下級關(guān)系,掌控整個項目進度
大型項目往往因為所需做的工作繁雜變得難以管理,且其中不免有存在優(yōu)先級及上下承接關(guān)系的工作,面對工作的復雜交織,項目發(fā)起人對于項目的掌控力度便被削弱。要如何加強這種掌控?
「飛項」在主界面為用戶提供了單個項目的日程收合功能,比如一個項目需要完成諸多子事項工作,那么用戶只需點擊這個事項的下三角箭頭,所有事項便會展開呈現(xiàn)于用戶面前。
而在針對深度加強項目管理人的掌控力度這一方面,「飛項」還支持脈絡圖的顯示,值得注意的是,「飛項」的脈絡圖顯示并不是簡單地展示工作上下級關(guān)系及銜接關(guān)系那么簡單,在脈絡圖中,「飛項」還將顯示項目整體的完成情況,單個任務的協(xié)作人員工作完成情況,且點擊子事項會顯示相應的協(xié)作人員及事項狀態(tài),這些因素疊加起來,將加大程度上增加項目管理人對于項目情況的掌控,清晰地讓人認知到:哪項工作完成了、哪項工作還需加快、項目完成情況如何、項目是否完成等。
總結(jié):通過「飛項」案例中所使用的項目管理方法不難看出,其實項目管理是可以借助工具輕松實施的,而在有效的項目管理中,我們的工作也將變得更高效、準確率更高,這不僅避免因為項目延誤而加班的情況,也可以提高個人的管理能力!
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