身處職場(chǎng)中,你是否有過這樣的經(jīng)歷,某個(gè)宣發(fā)團(tuán)隊(duì)明明是公司花了錢請(qǐng)來(lái)的人,但卻不在同一間辦公室辦公,這導(dǎo)致頻繁有宣發(fā)需求的你,需要不斷地跟對(duì)方打電話、發(fā)語(yǔ)音進(jìn)行交流和討論,雖然對(duì)方當(dāng)時(shí)點(diǎn)頭稱是,但往往交付的成果都是不盡如人意的,與你最初的需求大相徑庭,于是,寶貴的時(shí)間就在無(wú)效的反復(fù)溝通間溜走了,而剩下的,只是遲到的交付成果和一個(gè)已經(jīng)霓虹閃爍路上卻空無(wú)一人的深夜。
其實(shí),這些問題都是可以通過在線協(xié)作得到解決的,一次有效的在線協(xié)作不僅可以準(zhǔn)確和及時(shí)地傳達(dá)你的需求,令對(duì)方明白你想要什么、他們要做什么,也可以很大程度上節(jié)省溝通成本,從而讓工作快速運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)。而要做好在線協(xié)作,「飛項(xiàng)」這款在線協(xié)作軟件就足以支撐起所有需求。
快速且清晰地傳達(dá)“我想要什么”
不管是大型需求還是小需求,想要讓對(duì)方交付出自己想要的成果,站在第三方視角,首先提出需求的人應(yīng)該把自己的想法和需求關(guān)鍵點(diǎn)理清楚,并實(shí)時(shí)同步給對(duì)方,這樣對(duì)方才能清楚地認(rèn)知到,原來(lái)成果的交付是長(zhǎng)這個(gè)樣子的。
而「飛項(xiàng)」這款在線協(xié)作軟件在用戶進(jìn)行需求初創(chuàng)時(shí),便具備了這樣的功能,用戶可在創(chuàng)立界面填上主題,并在下方輸入頁(yè)面中填寫與需求相關(guān)的完整關(guān)鍵詞及詳細(xì)說明,這樣一來(lái),在所有事情都講清楚的情況下,對(duì)方將可在獲取到“白紙黑字”需求的第一時(shí)間立即進(jìn)行響應(yīng)及執(zhí)行。
那么,需求說清楚了,如何通知對(duì)方?其實(shí)這一點(diǎn)很簡(jiǎn)單,用戶只需在創(chuàng)建時(shí)點(diǎn)選“邀請(qǐng)協(xié)作人”或者在項(xiàng)目創(chuàng)立后再進(jìn)行協(xié)作人邀請(qǐng)動(dòng)作,此項(xiàng)需求即可推送至承接人客戶端上,且創(chuàng)建的時(shí)候,發(fā)起人還可設(shè)置好開始及結(jié)束時(shí)間節(jié)點(diǎn),如此一來(lái),對(duì)方將清楚地知道,整個(gè)需求要點(diǎn)和完成節(jié)點(diǎn)。
而如果是大型需求,涉及到多人協(xié)作的時(shí)候,單個(gè)需求的簡(jiǎn)單陳述顯然就不足以完成有效在線協(xié)作了,面對(duì)這種一對(duì)多的在線協(xié)作需求,「飛項(xiàng)」支持用戶在建立一個(gè)大型需求時(shí),同時(shí)內(nèi)置多個(gè)不同的細(xì)化小需求,簡(jiǎn)而言之,就是用戶可借助「飛項(xiàng)」將很多和小需求合并為一個(gè)具有連續(xù)性質(zhì)的項(xiàng)目,讓對(duì)方進(jìn)行團(tuán)隊(duì)式的在線協(xié)作。
在需求建立之初,用戶可在確定主題及書寫說明后,在下方添加“子事項(xiàng)”,而一個(gè)子事項(xiàng)就代表著一個(gè)具體需求,將完成這個(gè)需求的所有必備子事項(xiàng)羅列完全后,對(duì)接方將一次性知道整個(gè)項(xiàng)目的所有需要完成工作的要點(diǎn)、細(xì)節(jié)、時(shí)間點(diǎn)、注意事項(xiàng)等信息。
如果所有需求細(xì)節(jié)的負(fù)責(zé)人不是同一團(tuán)隊(duì)時(shí),發(fā)起人還可針對(duì)子事項(xiàng)的專業(yè)性質(zhì),邀請(qǐng)不同的專業(yè)的崗位人員進(jìn)行在線協(xié)作。
加強(qiáng)在線協(xié)作溝通,把所有的疑問拒之門外
而就算在指定分發(fā)完任務(wù)之后,難免還有人在在線協(xié)作過程中存有疑問之處,為了解決這個(gè)問題,「飛項(xiàng)」這款在線協(xié)作軟件在項(xiàng)目建立之后,將自動(dòng)建立群聊,而在這里群聊中,整個(gè)大需求的所有信息和發(fā)起人的部分操作信息都會(huì)顯示在群聊中,比如發(fā)起人修改時(shí)間節(jié)點(diǎn)這樣的信息。而除此外,群聊還將承載起整個(gè)大需求所有在線協(xié)作人員的溝通及對(duì)接重任,包括發(fā)起人在內(nèi),參與人員的信息將得到同步、疑問也將得到及時(shí)的在線反饋。
此外,飛項(xiàng)還支持單個(gè)任務(wù)派發(fā)、溝通協(xié)作過程-劃重點(diǎn)、文件傳輸、通知等功能,其中,單個(gè)任務(wù)派發(fā)支持用戶將特定任務(wù)指派給相應(yīng)崗位人員,文件傳輸支持資料及重要信息共享,劃重點(diǎn)功能支持用戶將群組里的對(duì)話劃為重點(diǎn),僅需點(diǎn)擊右鍵即可設(shè)置重點(diǎn),這將使得團(tuán)隊(duì)協(xié)作中可區(qū)分輕重,快速找到方向。
而通知功能,則可為參與團(tuán)隊(duì)協(xié)作的成員或管理人根據(jù)任務(wù)時(shí)間點(diǎn)提供實(shí)時(shí)提醒,避免遺忘。
其實(shí)不只是在公司上班期間,疫情期間在家辦公時(shí),不能面對(duì)面交流地進(jìn)行工作確實(shí)引發(fā)了不少或令人啼笑皆非或令人痛苦不堪的事件,而每當(dāng)?shù)竭@時(shí)候,一定要善用像「飛項(xiàng)」這種在線協(xié)作軟件去化解痛苦,這樣才能做到高效對(duì)接和有效溝通,讓工作也可以變得輕松和愉快!
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