“我不管你怎么做,我只看結果。”
“結果不達標就是你的問題,為什么別人可以完成,就你不行?”
“項目最重要的就是結果,你做的事情沒有效果,就是在做無效功。”
......
話聽起來很扎心,但現(xiàn)實就是如此。
在日本職場劇《我要準時下班》中,也有諸如此類的場景。
在劇里,同樣都是公司的中層管理者,同樣是執(zhí)行項目,賤岳八重、三谷佳菜子和女主東山結衣的做法卻截然不同。賤岳八重和三谷佳菜子都是踐行“重結果輕過程”的工作原則,完全不考慮團隊成員的處境和感受,最后不得人心,項目也沒有達到預期的效果。
而女主東山結衣卻認為,不管是在日常工作中,還是在執(zhí)行項目的重要階段,管理者要做,是和團隊成員一起參與到過程中,多和他們互動,實時跟進和管理,最后才能達到1+1>2的效果,而不是高高在上,做“甩手掌柜”,一到點就要結果,這也是合格的管理者要忌諱的一點。
那作為項目的管理者,要怎么做好項目管理,才能高效協(xié)調團隊成員,輕松直觀了解項目的進行狀態(tài),實時跟進和解決問題,確保項目按時按質完成呢?
結合我們公司的經(jīng)驗,我也提出小小的建議,不妨借助項目管理工具,用智能化的方式來管理項目,而不是人工化。像我們公司比較常用的是這款飛項,大大提高了我們的辦事效率。
Step1:創(chuàng)建和分解項目,落實到人
搭構好項目的大框架,如同夯實好大樓的地基。只有確定好項目的大目標,才能逐步分解成小目標,具體到每一步要做什么工作,落實到哪位團隊成員,推動項目順利開展。
在飛項上,項目管理者可以在新增的[項目]板塊上,根據(jù)需要創(chuàng)建項目,填上項目的相關內容、目標時間等信息,并且邀請相關團隊成員,就可以創(chuàng)建項目了。如圖,創(chuàng)建的項目便是我們運營部的第一季度的工作,這還只是大框架,接下來就是細化和填空了。
先把項目“大卸八塊”,創(chuàng)建一個一個具體的事項,換句話說,就是為了實現(xiàn)項目的目標,具體要做什么事,上文提到的運營部的工作,我們主要是做雙微平臺、小紅書平臺、抖音等幾個平臺的運營工作,然后根據(jù)“一個蘿卜一個坑”的原則,把事項各自分配給負責各平臺的團隊成員。而且還能把某一協(xié)作人設為“責任人”,更方便項目管理。
Step2:清晰脈絡,掌控大局
在飛項中,項目管理者可以在[項目看板]中看到自己創(chuàng)建或參與的項目,每個項目的完成度也能清晰看到。而且點擊進入某一項目,在[項目概覽]中還可以看到該項目的具體內容,比如,項目動態(tài)、事項總數(shù)、事項完成度等等。值得一提的是,增設的[排行榜]可以清晰看到各團隊成員的完成情況,卷起來吧。
如果想更詳細了解該項目成員在項目中的日程安排,還可以點擊[成員日程]進行查看。成員總共要完成多少個日程,已完成多少個,都可以清楚看到。在執(zhí)行時,出現(xiàn)某些原因,需要及時調整項目的時候,可以以此為參考,根據(jù)成員的日程情況,重新分配事項,這也能避免工作分配不均的情況。
此外,每個事項創(chuàng)建后還會自動生成[脈絡圖],這是我最喜歡的功能,如果說把整個大項目比作是一棵大樹,那母事項是主枝干,子事項和孫事項便是主枝干萌發(fā)出來的細枝干,項目管理者和團隊成員可以通過這些“枝干”,清晰掌握項目的整體架構以及各部分工作內容和進展。
Step3:日程管理,按步執(zhí)行
對項目管理者來說,管理一個項目不是什么難題,但多個項目同時進行時,恨不得自己能三頭六臂,清楚拿捏每一個項目。在新增的[今日看板]板塊上,除了了看到自己的日程,還能看到我關注、我派發(fā)和派發(fā)給我的事項,同時還能自定義篩選,根據(jù)需要管理事項,很方便。相關協(xié)作人也是同個道理。
Step4:實時溝通,提高效率
在執(zhí)行項目時,溝通不及時也是最忌諱的點。在之前的工作中,好幾次都是因為溝通不及時,干坐著等意見反饋,最后等了個寂寞,耽誤了項目的進度。在飛項中,可以借助項目IM來解決這個問題,什么時候要開會,就在直接在上面“預約會議”吱一聲,有什么重要信息要注意的,就直接“標重點”,省去查閱的時間。
在項目執(zhí)行過程中,當出現(xiàn)新的工作需求,產(chǎn)生新的工作安排時,還可以直接在項目IM中,點擊“創(chuàng)建事項”來新建新的事項,非常方便?？倸w就一句話,做項目管理,便捷高效才是王道。
Step5:早計劃晚總結,雙管齊下
除了每天的日報提醒,現(xiàn)在飛項還推出了晚總結的推送提醒,告訴你今天工作的完成情況,按照我的理解,這也類似是復盤的功能,復盤總結你今天的工作效率,可以及時進行調整。
這對推動項目進展也有一定幫助。
總的來說,做成為合格的項目管理者,是要懂得如何去安排和調動團隊成員,去推動項目順利完成。像現(xiàn)在市面上也有這么多項目管理工具,可以借助它們來管理項目,飛項是我們一直在用的軟件,真心覺得還不錯,推薦大家可以試試。
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