團隊任務(wù)管理工作要求管理者總覽任務(wù)全局，除了項目立項，挑選合適的人負責(zé)相應(yīng)工作，還要跟蹤任務(wù)進度，發(fā)現(xiàn)項目中出現(xiàn)的問題還要立馬解決。
還未經(jīng)手過團隊任務(wù)管理工作的新手往往容易進入一個迷局，認為管理工作就是分配完任務(wù)坐等結(jié)果就行，等發(fā)現(xiàn)事情并非那么簡單的時候又不知從哪入手，要是中間任務(wù)分配有問題，出現(xiàn)員工責(zé)任扯皮事件，就更是一團亂麻。
所以正確的團隊任務(wù)管理方法是每位管理層都應(yīng)該掌握的學(xué)問。
1.分配任務(wù)應(yīng)該落實到具體的某一個人
這樣做能避免工作出現(xiàn)錯漏，員工間互相推卸責(zé)任。如果要分配給2~3人的小團隊，則要確定誰來負責(zé)，并說明出現(xiàn)問題就由他/她來承擔。
2.要把完成時間具體到某天某時，而不是“盡快”、“越快越好”
模糊的時間概念會讓員工分不清輕重緩急，如果恰逢手頭上也有緊急重要的事，很可能把剛布置的任務(wù)往后推，而領(lǐng)導(dǎo)所說的“盡快”可能是2小時內(nèi)必須交付，到時交付不出，輕則影響項目進度，重則影響項目結(jié)果。
3.布置完任務(wù)要詢問員工是否理解任務(wù)意圖和目標
人與人之間存在理解偏差，為了消除差異，統(tǒng)一目標，較好的辦法就是再次詢問，看員工所理解的內(nèi)容與自己的想法有無出入，同時對錯的地方予以糾正。
4.檢查任務(wù)進度
雖然做好任務(wù)分配后，每一個子項目都有專人負責(zé)，但作為任務(wù)派發(fā)的管理者必須統(tǒng)攬全局，為整個項目負責(zé)，所以定期詢問項目進度，掌握項目完成率很有必要。
一般來說，周期長的項目可分多個節(jié)點了解項目進度，周期短的項目可居中了解一次。
這套團隊任務(wù)管理方法需要管理者做好子項目管理人、進度、匯報、緊急事項等的記錄，常規(guī)的excel或者紙質(zhì)筆記本要么缺乏協(xié)作，要么效率較低，如果管理者想提高效率，更好的辦法是借助團隊任務(wù)管理軟件進行管理，比傳統(tǒng)的記錄方法效率高很多。
比如使用專業(yè)的團隊任務(wù)管理軟件“飛項”進行管理，就可以把上述方法中的每一條都落到實處，并且一目了然。
第一，解決項目創(chuàng)建，分配項目到某人
找到飛項的【項目】頁面就能進行項目創(chuàng)建，在項目概述欄可以直接拖拽文件進去，減少口述任務(wù)的理解偏差概率。
項目概述下方可邀請協(xié)作成員，即該項目細分的子項目負責(zé)人。協(xié)作成員可以是微信好友或飛項協(xié)作人。
項可以通過權(quán)限管理，讓項目外的成員加入可協(xié)作項目事項內(nèi)，但無法查閱項目內(nèi)其他事項，以保證信息安全，例如需要公司外部人員配合等情況就可以用到權(quán)限管理功能。
第二，解決任務(wù)具體安排事宜
點開【事項】頁面，點擊【+】號就可以創(chuàng)建新的事項，在右上方可選擇該事項所屬項目，方便多項目同時進行管理。
創(chuàng)建新事項時可添加標簽、協(xié)作人，以及添加完成時間和到時提醒，做到專人專責(zé)，時間明確，如果某事項不是一步就能完成，還可以在下方添加多個子事項。當事項小組需要溝通時，事項IM還能實現(xiàn)即時快速交流。
第三，解決任務(wù)進度檢查
創(chuàng)建項目后，在【項目】頁面可以查看對應(yīng)項目的概覽、事項列表和成員日程。
●項目概覽→可以查看該項目的相關(guān)信息、完成時間、協(xié)作人員、項目動態(tài)、相關(guān)數(shù)據(jù)，其中的項目動態(tài)能看到協(xié)作人員都創(chuàng)建了什么事項，又有誰加入項目等。飛項還加入了排行榜的功能，可以看到項目成員參與的事項量、創(chuàng)建量、完成率和延期率。方便管理者了解每個員工的工作情況，以及統(tǒng)攬團隊任務(wù)。
●事項列表→可以查看該項目下創(chuàng)建的所有事項任務(wù)，還可以根據(jù)時間、協(xié)作人、事項狀態(tài)篩選出想要了解的內(nèi)容，讓管理者時刻掌握項目每一步的進行情況，發(fā)現(xiàn)子項目有延時或錯誤時，能第一時間解決問題，避免影響整體項目進程。
●成日程→可以查看工作安排情況，如果發(fā)現(xiàn)有成員工作量過大，而有的成員事情很少或空閑，可以以此為依據(jù)重新合理分配工作，避免忙的忙死、閑的閑死的尷尬。
以上就是借助團隊任務(wù)管理軟件進行項目管理的方法，能規(guī)避很多傳統(tǒng)管理方式出現(xiàn)的錯漏，且因為管理便捷，能實時掌控項目情況，管理者可縮減很多開會時間，讓團隊更專注于做項目。
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