近幾年,數(shù)字化浪潮在中國大地正如火如荼,不僅政府和企業(yè)積極推動數(shù)字化變革,各大高校也在推動校務數(shù)字化建設,讓校園更“智慧”。近日,中國藥科大學與e簽寶、寶葫蘆攜手,在數(shù)字檔案館平臺建設中引入e簽寶的OFD版式文檔辦公、電子簽章等功能,實現(xiàn)了數(shù)字檔案收集、遷移、發(fā)布、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的數(shù)字化應用與管理。
中國藥科大學坐落于古都南京,始建于1936年,是我國歷史上第一所由國家創(chuàng)辦的藥學高等學府。學校以藥學、中藥學學科為龍頭的藥學學科群建設始終保持國內領先水平,素有“中國生物醫(yī)藥人才搖籃”的美譽,多次獲得國家科技進步二等獎、國家技術發(fā)明二等獎等,獲批國家“重大新藥創(chuàng)制”科技重大專項項目數(shù)穩(wěn)居全國高校之首。2017年,中國藥科大學成為國家“雙一流”建設高校。
在“智慧校園”建設中,中國藥科大學希望建立數(shù)字檔案館,用于學籍卡、學生成績等檔案的數(shù)字化管理。經過多方考量,中國藥科大學選擇與e簽寶、寶葫蘆攜手,共同建立檔案管理系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)平臺,并將超閱OFD版式辦公套件與iSignature電子簽章系統(tǒng)與平臺整合集成,滿足檔案收集、檔案遷移、檔案查閱、檔案借閱、檔案發(fā)布、元數(shù)據(jù)管理等多樣化的應用需求,實現(xiàn)檔案管理全流程電子化。
檔案規(guī)范存儲:
依靠e簽寶超閱版式辦公套件,管理員可上傳多種格式的電子檔案(doc\pdf\png等),在系統(tǒng)中在線預覽和轉換為OFD格式文檔。與PDF等其他格式相比,OFD為我國自主研發(fā)的版式文檔,具有擴展性好、文件小、易歸檔等優(yōu)勢,符合國家電子公文管理標準,滿足中國藥科大學對電子檔案進行規(guī)范化管理的需求。
敏感信息遮掩:
學生借閱重要檔案時,超閱提供后臺智能脫敏能力,實現(xiàn)對檔案中的敏感信息關鍵字、關鍵行或指定文件頁進行遮掩處理。管理員登錄后臺系統(tǒng),審查檔案并確認無誤后,完成在線手動蓋章,確保敏感信息的安全性與私密性。
檔案安全管控:
在檔案接收、移交、簽章等環(huán)節(jié),e簽寶的超閱系統(tǒng)能夠對電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性進行“四性檢測”,并在基礎閱讀功能之外,支持來源驗證、模板套打、電子簽章、簽章驗證、簽章管理等擴展功能,助力中國藥科大學實現(xiàn)對電子檔案的安全管控。
目前,中國藥科大學的數(shù)字檔案館運行良好,既實現(xiàn)了學校重要檔案的標準化、規(guī)范化管理,也為廣大師生管理校務、查閱、借閱資料提供了巨大便利,成為“智慧校園”建設的一大亮點。
在高等院校的數(shù)字化轉型領域,除了中國藥科大學之外,北京航空航天大學、浙江大學、浙江農林大學、西北工業(yè)大學、江西省高校畢業(yè)生就業(yè)工作辦公室等知名高校和校務機構也都在使用e簽寶的電子簽名、數(shù)字辦公產品與服務,推動校務管理工作降本增效,智慧升級。
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