經(jīng)常聽到電商人說用任務(wù)管理工具軟件賦能銷售,今天就來聊聊如何用任務(wù)管理工具飛項(xiàng)做時(shí)間規(guī)劃高手,先來看一個(gè)新聞:
據(jù)央視網(wǎng)消息:由于臨近“黑色星期五”、圣誕節(jié)等西方傳統(tǒng)購(gòu)物季,我國(guó)的跨境電商目前已經(jīng)迎來了銷售旺季,廠家 商家都在緊鑼密鼓地備貨。
在浙江省慈溪市的一家小家電企業(yè),跨境業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)負(fù)責(zé)人趙怡洲正在和北美一家電商平臺(tái)的負(fù)責(zé)人連線。趙怡洲說,這段時(shí)間,他每天都要跟各大跨境電商平臺(tái)進(jìn)行貨品數(shù)量、物流、促銷方案的溝通。今年,公司的吹風(fēng)機(jī)、卷發(fā)棒、剃須刀、修足器等產(chǎn)品,將推向北美、歐洲、東南亞多地。
對(duì)跨境電商人來說,一天24小時(shí),一小時(shí)60分鐘,一分鐘60秒,都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠用的,因?yàn)榭缇晨倳?huì)有時(shí)差,當(dāng)你休息的時(shí)候客戶在忙碌下單找單,當(dāng)你忙碌的時(shí)候客戶卻在休息,雙方的時(shí)間沖突導(dǎo)致作為出供方的需要等待更久。忙碌一番下來,有的人收獲滿滿業(yè)績(jī)驕人,有的人卻兩手空空一敗涂地。從某種程度上說,跨境電商運(yùn)營(yíng)是速度和效率的比拼,說白了就是如何在時(shí)間上跑得比別人快。無論是跨境電商還是國(guó)內(nèi)的雙十一,雙十二,618等,這個(gè)邏輯都是適用的。那么在任務(wù)管理工具軟件飛項(xiàng)上如何規(guī)劃時(shí)間,讓時(shí)間與任務(wù)完美契合呢。一起來玩轉(zhuǎn)這款任務(wù)管理工具軟件飛項(xiàng):
1、贏在起跑線:先將事項(xiàng)拆解進(jìn)行到底!
飛項(xiàng)的事項(xiàng)拆解功能非常合適多任務(wù)的規(guī)劃。并且在多級(jí)事項(xiàng)拆解過程中可以通過脈絡(luò)圖縱覽事項(xiàng)全貌。如子任務(wù)的事項(xiàng)拆解可以支持8層20個(gè)子孫事項(xiàng)。完全滿足了平時(shí)哪怕再?gòu)?fù)雜的任務(wù)拆解需求。另外,在拆解的過程中可以創(chuàng)建會(huì)議、代辦等小任務(wù)。在檢查的過程中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤也不用擔(dān)心全盤打翻,你可以對(duì)各個(gè)事項(xiàng)進(jìn)行拖曳并調(diào)整子孫管理。我們以黑色星期五的部門工作分配為例:
下圖是利用任務(wù)管理工具飛項(xiàng)脈絡(luò)圖制作的黑色星期五的部門分工表,黑色星期五是整體戰(zhàn)役名稱(也就是一個(gè)項(xiàng)目),下面有若干個(gè)部門參與協(xié)同。每個(gè)部門有若干個(gè)事項(xiàng),這些事項(xiàng)可能是會(huì)議,也可能是待辦,也可能是討論等。拆解萬整個(gè)戰(zhàn)役后,你點(diǎn)擊每個(gè)部門就可以拉取相關(guān)的負(fù)責(zé)人參與協(xié)同了。
2、時(shí)間就是金錢:把時(shí)間規(guī)劃到極致。
在任務(wù)管理中,任務(wù)分配和時(shí)間管理是最重要的一環(huán)。做電商的人都知道,時(shí)間在這行非常寶貴,可能一瞬間的功夫客戶就去別的平臺(tái)下單了,也可能一個(gè)鐘你的銷售額是過去一年的總和。在任務(wù)管理軟件飛項(xiàng)中,任務(wù)分配是為了落實(shí)責(zé)任主體,時(shí)間規(guī)劃可以更好的統(tǒng)籌該件任務(wù)花費(fèi)的時(shí)間,如完成時(shí)間、提醒時(shí)間、循環(huán)時(shí)間等。有了循環(huán)就不怕忘記時(shí)不時(shí)跟進(jìn)和只會(huì)參與人。如下圖:
3、溝通是任務(wù)有效跟進(jìn)的法寶。
在工作中,通過溝通可以隨時(shí)安排或者修改所遇到的問題是非常重要的。及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和化解管理矛盾也可以讓員工獲得提升,更利于推進(jìn)任務(wù)。在飛項(xiàng)IM對(duì)話框中,你可以實(shí)現(xiàn)幾個(gè)行為:一是把聊天的重點(diǎn)信息劃上重點(diǎn),提醒相應(yīng)的部門和協(xié)同人重點(diǎn)關(guān)注;二是就某個(gè)關(guān)鍵問題隨時(shí)拉會(huì)議或者待辦,形成時(shí)間上的KPI。在相應(yīng)的待辦或者會(huì)議完成后可以寫上總結(jié)。在任務(wù)管理軟件工具飛項(xiàng)里面你不用擔(dān)心沒有會(huì)議助手,一切文件和沉淀都在對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目和任務(wù)中歸檔。任務(wù)一結(jié)束可以馬上調(diào)取資料。
4、組建任務(wù)基地,月視圖統(tǒng)攬全局。
在空間內(nèi),無論成員加入了多少項(xiàng)目,都可以在空間的月視圖里統(tǒng)一進(jìn)行查看。支持按照項(xiàng)目、事項(xiàng)完成情況、協(xié)作人、創(chuàng)建人和責(zé)任人進(jìn)行篩選,同樣也支持個(gè)性化顏色定義。還是以黑色星期五戰(zhàn)役來說,你可以在團(tuán)隊(duì)日程里面查看所有的成員工作排期。
為了確保項(xiàng)目的科學(xué)管理,你還可以通過數(shù)據(jù)報(bào)表對(duì)項(xiàng)目整體分析、參與人員效率分析、事項(xiàng)進(jìn)展分析。數(shù)據(jù)報(bào)表可以非常直觀的展現(xiàn)項(xiàng)目分析、成員分析。例如事項(xiàng)的進(jìn)展趨勢(shì),可以看到完成率、及時(shí)率、延誤率。
5、今日看板,工作生活一屏掌控。
在個(gè)人工作生活管理上,飛項(xiàng)拿捏得十分得當(dāng)。多種視圖可以更好的根據(jù)個(gè)人喜好和需求進(jìn)行展示,如日視圖、周視圖、月視圖、自定義視圖等。
飛項(xiàng)的筆記功能非常人性化,你可以邊工作邊快速記錄分享一切靈感,筆記可以打通到相關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),所以,在飛項(xiàng)工作任務(wù)也不怕靈感丟失。此外,筆記內(nèi)容可以直接@對(duì)應(yīng)的協(xié)同人員,這樣,哪怕不通過社交軟件也可以讓對(duì)方很直接的關(guān)聯(lián)進(jìn)來。
寫在最后
管理大師彼得·德魯克曾說:“沒有計(jì)劃的行動(dòng)是一切失敗的原因。”做任務(wù)管理就是做計(jì)劃管理。
而做任何計(jì)劃都是以結(jié)果為導(dǎo)向的。沒有目標(biāo)等于蒙著眼睛亂跑。在時(shí)間導(dǎo)向非常明顯的電商行業(yè)更是通過數(shù)據(jù)(銷售額)說話。做好電商任務(wù)的首要關(guān)鍵是理解任務(wù),將任務(wù)精細(xì)化拆解,將工作精細(xì)化安排,再同步跟進(jìn)和實(shí)時(shí)對(duì)話。只有這樣才能將總目標(biāo)拆解到每個(gè)人、每個(gè)時(shí)間段里。
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