最近很多朋友在后臺(tái)問我,數(shù)字化移動(dòng)辦公環(huán)境下如何做好項(xiàng)目管理,但是問題不夠聚焦,所以我決定從自己的理解出發(fā),分享一下項(xiàng)目管理的一些心得。需要說明的是,傳統(tǒng)項(xiàng)目管理和互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目管理存在很大的差異,尤其在“在線辦公背景下,很多項(xiàng)目直接搬到云端,管理也在工具上完成,因此,探討這個(gè)管理過程顯得比較重要”
為方便大家理解,以下內(nèi)容將由以下目錄組成:
什么是項(xiàng)目管理?
為什么要做項(xiàng)目管理?
在線辦公如何做項(xiàng)目管理?
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一、什么是項(xiàng)目管理?
項(xiàng)目管理是管理學(xué)的一個(gè)分支學(xué)科,對(duì)項(xiàng)目管理的定義是:指在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用專門的知識(shí)、技能、工具和方法,使項(xiàng)目能夠在有限資源限定條件下,實(shí)現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望的過程。項(xiàng)目管理是對(duì)一些成功地達(dá)成一系列目標(biāo)相關(guān)的活動(dòng)(譬如任務(wù))的整體監(jiān)測和管控。這包括策劃、進(jìn)度計(jì)劃和維護(hù)組成項(xiàng)目的活動(dòng)的進(jìn)展。
為方便大家理解,我做了一張圖:
簡單理解就是運(yùn)營管理的知識(shí)、工具、技術(shù)于項(xiàng)目本身,達(dá)成項(xiàng)目需求或者解決項(xiàng)目問題。這里說的所謂的管理包含領(lǐng)導(dǎo)、組織、用人、計(jì)劃、控制等幾項(xiàng)關(guān)鍵工作。
我們做互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目的,從時(shí)間軸上去分析可能更加方便,項(xiàng)目管理其實(shí)就是五大過程,即立項(xiàng)、計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、總結(jié);從空間軸上看就是九大領(lǐng)域,即項(xiàng)目整體管理、進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、范圍管理、成本管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、人事管理、溝通管理、采購管理。
項(xiàng)目管理時(shí)間軸流程一張圖表示如下:
二、為什么要做項(xiàng)目管理?
首先明確下,本篇中說的項(xiàng)目管理,指的是互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品項(xiàng)目?；ヂ?lián)網(wǎng)行業(yè)廣泛,每個(gè)職位的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目管理的需求并不那么強(qiáng)烈,所以對(duì)于專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品項(xiàng)目經(jīng)理來說,他們在項(xiàng)目管理層面更加注重服務(wù)于需求,包括需求的傳遞、評(píng)審、落地,以便追求更加高效的跨部門協(xié)同、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。因此,項(xiàng)目管理看起來更多都是團(tuán)隊(duì)管理的一部分。
所以,我們?yōu)槭裁匆鲰?xiàng)目管理?如果你知道這個(gè)事情為什么做,那么你就是在做正確的事情,還需要知道把這個(gè)事情給做對(duì),那就是HOW的方法。項(xiàng)目管理就是關(guān)于把事情做正確的方法。因?yàn)轫?xiàng)目在本質(zhì)上市獨(dú)特的,臨時(shí)的非重復(fù)性工作,要求使用有限的資源在有限的時(shí)間內(nèi)為特定的人或組織完成特定的目標(biāo)、服務(wù)或者結(jié)果。
我們做項(xiàng)目管理是因?yàn)橐腺Y源,協(xié)同并進(jìn)。一個(gè)項(xiàng)目是多個(gè)部門甚至是多個(gè)組織進(jìn)行合作協(xié)同的工作。拿我們公司來說(我們公司是做APP軟件技術(shù)開發(fā)的),產(chǎn)品、設(shè)計(jì)、交互、前端開發(fā)、后端開發(fā)、測試、運(yùn)營、用戶等多個(gè)角色,只有將涉及到的資源有效整合起來才能順利推進(jìn)項(xiàng)目落地。
項(xiàng)目管理可以減少不確定因素,有效保障衡進(jìn)度。做項(xiàng)目管理很重要一點(diǎn)是風(fēng)險(xiǎn)管理,畢竟項(xiàng)目在推進(jìn)過程中會(huì)遇到各種不確定的因素,做好項(xiàng)目各方面準(zhǔn)備工作和可能會(huì)遇到的問題,可以很好的將不確定因素盡量保證可控。
做好項(xiàng)目管理,形成團(tuán)隊(duì)執(zhí)行邏輯化、一致化、清晰化。項(xiàng)目管理的核心是將工作內(nèi)容變清晰和文檔化,我們現(xiàn)在很多用戶使用飛項(xiàng)產(chǎn)品的時(shí)候就需要確保項(xiàng)目結(jié)束后文檔能即可歸檔分類保存,作為項(xiàng)目復(fù)盤的依據(jù)。
三、在線辦公如何做項(xiàng)目管理?
想做好項(xiàng)目管理,僅僅靠理論和一些項(xiàng)目管理框架遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。好比說你會(huì)寫很多字,但是讓你寫一篇文章就不容易一個(gè)道理。在實(shí)際項(xiàng)目管理中,談?wù)剛€(gè)人體會(huì):
爭取關(guān)鍵資源,與項(xiàng)目關(guān)鍵人物的良好關(guān)系至關(guān)重要,畢竟重要的組織資源都在大人物的掌控之下,沒有“大人物”的支持,項(xiàng)目基本上搞不好。因此,搞項(xiàng)目管理,項(xiàng)目經(jīng)理“拉大旗作虎皮”的能力,必不可少,一定要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖,低調(diào)做人可以,但一定要高調(diào)做事。簡言之就是要讓項(xiàng)目相關(guān)方都清楚,這個(gè)項(xiàng)目是領(lǐng)導(dǎo)“高度重視”的項(xiàng)目。開個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì),關(guān)鍵里程碑完成,一定要把負(fù)責(zé)的大領(lǐng)導(dǎo)(項(xiàng)目發(fā)起人)請上。因?yàn)榇箢I(lǐng)導(dǎo)都愿意是樂見其成的。
與客戶的良好溝通,作為項(xiàng)目承包方,也就是乙方,如果不能與項(xiàng)目發(fā)包方有融洽的關(guān)系,這個(gè)項(xiàng)目基本上“兇多吉少”。不要想當(dāng)然,一定要準(zhǔn)確理解客戶意圖,多確認(rèn),不猜測。最好讓客戶成為你的“良師益友”。多聽客戶意見和檢驗(yàn),共同確認(rèn)項(xiàng)目的目標(biāo)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及里程碑標(biāo)志,不要擅自替客戶做主。永遠(yuǎn)做且只做自己該做的,要有邊界感。避免好心辦壞事,永遠(yuǎn)在進(jìn)度、質(zhì)量、范圍、成本四個(gè)要素中獲得平衡。
合適的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員,這個(gè)非常重要,“項(xiàng)目是人做的”,一流的項(xiàng)目在三流的團(tuán)隊(duì)手里也避免不了失敗的命運(yùn),反之,即便是三流的項(xiàng)目,在一流團(tuán)體的手里也可以大獲成功。事在人為,人不靠譜,萬事皆休。把合適的項(xiàng)目任務(wù)托付的最專業(yè)的團(tuán)隊(duì)成員手里是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。項(xiàng)目管理的本質(zhì),就是在規(guī)定的時(shí)間解決必須解決的問題。從而達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)。
項(xiàng)目管理是一門成事的學(xué)問,項(xiàng)目管理知識(shí)只是項(xiàng)目管理的最基礎(chǔ)的理論,需要大家不斷實(shí)際和總結(jié)。最終轉(zhuǎn)化成解決項(xiàng)目實(shí)際問題的能力,這才是每個(gè)有志成為項(xiàng)目經(jīng)理的必修課。
另外,如果是在線辦公的項(xiàng)目管理方式,跟線下會(huì)有差異。線上更多是基于平臺(tái)進(jìn)行,線下更多是互動(dòng)和實(shí)際討論,雖然說數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)都在平臺(tái),但是線下會(huì)產(chǎn)生更多的面聊溝通,以及帶來更多的不確定變動(dòng),而線上則少了這種概率的發(fā)生。
線上辦公如何做好項(xiàng)目管理,我通過一個(gè)平臺(tái)來實(shí)際聊聊。
以項(xiàng)目管理工具飛項(xiàng)為例,線上辦公無非是這么一個(gè)流程:
遠(yuǎn)程參加會(huì)議、團(tuán)隊(duì)協(xié)同作業(yè)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行任務(wù)分配、團(tuán)隊(duì)成員多人協(xié)同編輯文件及同時(shí)推進(jìn)項(xiàng)目、人力部門在線進(jìn)行審批報(bào)銷……
隨著“云辦公”的加速普及,人們只需一臺(tái)電腦、一部手機(jī)、一根網(wǎng)線,就能隨時(shí)進(jìn)入辦公狀態(tài),工作時(shí)間和場所更加彈性靈活。尤其這幾年期間,遠(yuǎn)程交流、線上會(huì)議等已成為“剛需”,改變著許多“上班族”的工作模式。飛項(xiàng)剛好能滿足這個(gè)管理流程。
雖然大部分員工傾向于居家辦公,但好一些“身在居家辦公中”的老板們與日俱增的焦慮也隨之而來:
員工居家工作,有沒有認(rèn)真干活?
在做事還是摸魚?
項(xiàng)目能順利推進(jìn)嗎?
進(jìn)度能保證嗎?
如何做績效考核?
如何明確目標(biāo),落實(shí)到人。居家辦公比不上在會(huì)議室面對(duì)面交代任務(wù)來得干脆利落,很多時(shí)候大家通過線上會(huì)議或者語音電話接收到的信息理解不一定到位,因?yàn)槿蝿?wù)如何正確的傳達(dá)到位就非常關(guān)鍵,搞不好很多員工還會(huì)因此偷工減料。
做項(xiàng)目管理的,溝通到位,信息完全觸達(dá)是居家遠(yuǎn)程辦公的一個(gè)痛點(diǎn)。平時(shí)很多工作需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作,居家辦公之后,同事之間、團(tuán)隊(duì)之間的溝通要依賴線上、語音、電話,很多時(shí)候無法進(jìn)行多信息的同步和觸達(dá),視頻會(huì)議的效果肯定不如大家面對(duì)面溝通直接,所以相互協(xié)作和溝通成本變高,影響工作進(jìn)度。
飛項(xiàng)IM在溝通上做了很多人性化的設(shè)置,每個(gè)事項(xiàng)都擁有專屬的IM可以在事項(xiàng)內(nèi)繼續(xù)發(fā)起待辦、會(huì)議等小任務(wù),也可以給溝通內(nèi)容標(biāo)記重點(diǎn),這樣,溝通到哪里隨時(shí)發(fā)起待辦和會(huì)議,能解決的事情可以馬上處理,以免下線后又暈頭轉(zhuǎn)向忘記要做的事。因此,做項(xiàng)目管理的,只需要關(guān)注重點(diǎn)和難點(diǎn),不用面面俱到。
很多時(shí)候,居家辦公會(huì)出現(xiàn)一種情況,那就是“缺乏上班儀式感”帶來的積極性下降、效率不如以前,甚至居家后沒有在公司的那種激情,人變得拖延松垮,家務(wù)事也影響著工作。別說做個(gè)人績效考核打分,恐怕連KPI都無法完成!這也是項(xiàng)目管理者的焦慮所在。
如何緩解這種焦慮?建立信任,讓領(lǐng)導(dǎo)充分相信居家辦公的效率和積極性,但這是下策,畢竟情感的信任更多是基于感性上的。想要降低項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的焦慮,只有轉(zhuǎn)變信任的方式,比如直接用任務(wù)進(jìn)度導(dǎo)向來考核。如何用任務(wù)進(jìn)度導(dǎo)向考核?我推薦飛項(xiàng)的月視圖、團(tuán)隊(duì)日程和數(shù)據(jù)報(bào)表。
在團(tuán)隊(duì)日程里面,項(xiàng)目管理者可以在月視圖中快速概覽月度安排,飛項(xiàng)提供多種篩選維度:空間、項(xiàng)目、標(biāo)簽、完成情況、協(xié)作人、創(chuàng)建人、責(zé)任人,以及自定義篩選器,過濾出自己想要看的內(nèi)容,多項(xiàng)目多任務(wù)同步推進(jìn)也小菜一碟。此外,在成員安排中也可以非常直觀的看到項(xiàng)目組成員的工作進(jìn)展和時(shí)間安排,方便管理者隨時(shí)調(diào)整。對(duì)于項(xiàng)目管理者來說,這也是其中可以作為績效考核的板塊之一。
所以,線上辦公去做績效考核也是非常簡單高效的,調(diào)閱看板心理自然有數(shù)。
數(shù)據(jù)分析也是項(xiàng)目管理者“監(jiān)控”居家遠(yuǎn)程辦公的利器之一。很多時(shí)候我們無法時(shí)時(shí)通過視頻或語音聊天監(jiān)控員工是在拼命工作還是混沌摸魚,但是數(shù)據(jù)不會(huì)騙人。飛項(xiàng)支持在空間內(nèi)跨項(xiàng)目進(jìn)行以“事”緯度、以及以“人”緯度分別的報(bào)表分析,主要包括:整體分析、人員分析和事項(xiàng)分析。項(xiàng)目管理者通過數(shù)據(jù)可以看到每個(gè)項(xiàng)目和成員的效率、任務(wù)進(jìn)展程度。作為項(xiàng)目管理者,每天盯著數(shù)據(jù)進(jìn)展,是一個(gè)比較直觀和高效的方法,但凡數(shù)據(jù)產(chǎn)生差異了,就馬上看看成員的進(jìn)度,以此來重新安排和調(diào)整人員工作日程,避免項(xiàng)目出現(xiàn)大的延誤。
作為項(xiàng)目管理者,為了確保員工能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、圓滿地完成工作任務(wù),各層級(jí)管理者,要善于利用遠(yuǎn)程辦公的機(jī)遇,通過溝通和協(xié)作不斷激勵(lì)、提升下屬的學(xué)習(xí)能力,并進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋z查、跟蹤和監(jiān)督,可以對(duì)下屬進(jìn)行學(xué)習(xí)內(nèi)容的適當(dāng)考核和跟蹤,復(fù)盤,并將其作為績效考核的其中一項(xiàng)內(nèi)容,占據(jù)一定的考核比例,這些都是遠(yuǎn)程辦公下切實(shí)可行的管理措施。
不管是線上還是線下辦公,想做好項(xiàng)目管理,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要做好項(xiàng)目管理的10個(gè)關(guān)鍵點(diǎn):
1、明確且達(dá)成共識(shí)的項(xiàng)目目標(biāo);——飛項(xiàng)的詳細(xì)事項(xiàng)創(chuàng)建,讓大家同步所有關(guān)鍵信息。
2、制定項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)及流程;——脈絡(luò)圖清晰化項(xiàng)目執(zhí)行流程和任務(wù)分派。
3、合理的優(yōu)先級(jí)排序;——利用四象限,每天做好重要緊急的事情。
4、有能力保障且有能力執(zhí)行的資源分配;——盯緊成員日程和項(xiàng)目進(jìn)展,隨時(shí)調(diào)整日程。
5、精細(xì)化的任務(wù)分解,任務(wù)責(zé)任到人;——脈絡(luò)圖創(chuàng)建和任務(wù)派發(fā)。
6、每日檢查、每周檢查項(xiàng)目進(jìn)展和提交物;——盯緊成員日程和項(xiàng)目進(jìn)展,隨時(shí)調(diào)整日程。
7、根據(jù)檢查情況調(diào)整任務(wù)目標(biāo)、資源、進(jìn)度,并修改計(jì)劃;
8、有效溝通;——利用飛項(xiàng)的IM溝通及小任務(wù)功能,對(duì)重點(diǎn)待辦做好跟進(jìn)。
9、激勵(lì);——根據(jù)成員表現(xiàn),做好激勵(lì)的方式,如馬斯洛的需求層次理論。
10、工具化。——把業(yè)務(wù)搬到云端,例如飛項(xiàng)。
總之,項(xiàng)目管理是一門人和事互相調(diào)配和促進(jìn)的學(xué)問,項(xiàng)目管理知識(shí)只是項(xiàng)目管理的最基礎(chǔ)的理論,需要大家不斷實(shí)際和總結(jié)。線上辦公可能更多是用工具化去跟進(jìn)項(xiàng)目,手段其實(shí)是一樣的,做好全流程管理和監(jiān)控。
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