隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,項目管理的方法與工具在不斷豐富,如何通過方法+工具來幫助提升項目管理效率,是每個職場人都迫切需求的。
我本身作為一個項目負責(zé)人,深刻體會到項目管理是一項困難的任務(wù)。每天都需要通過微信或開會與各個成員進行溝通,而且隨著項目的增多,進度的掌控和管理也會變得越來越困難,每周還需要進行項目完成情況的盤點......
直到我看到了職場圈中都在推薦的3種提升項目管理效率的方法及工具,上手之后驚人的發(fā)現(xiàn):原本在項目管理上要一周的工作量,現(xiàn)在僅需三天就能完成。
因此,我想分享這些方法給其他人,如果你也在苦惱于項目管理效率低下,這些方法或許會對你有所幫助。
一 、流程圖
流程圖是每一個項目管理必須梳理的過程,它能夠清晰的表示一個任務(wù)整體的邏輯,幫助我們把一個復(fù)雜的過程簡單而直觀地展示出來,將工作過程中復(fù)雜的、有問題的、重復(fù)的部分、多余的環(huán)節(jié)以及可以簡化和標(biāo)準(zhǔn)化的地方都顯示出來,有利于我們把復(fù)雜流程簡單化,大大提高了我們的效率。
一個成熟的項目經(jīng)理,在日常的工作中就常常會使用流程圖,梳理出項目整體與部分的邏輯關(guān)系,從而做到有把握的開展項目,同時在項目運行過程中,流程圖也能夠輔助決策制定,讓管理者清楚地知道,問題可能出在什么地方,從而確定出可供選擇的行動方案。
二、PDCA方法論
成熟的項目管理者在項目管理時會有一種“管理節(jié)奏”,能夠?qū)㈨椖壳逦膭澐殖刹煌碾A段,進而執(zhí)行不同的方針,這就是PDCA方法的體現(xiàn)。
PDCA是項目管理的一個關(guān)鍵方法,它將項目管理分為四個階段,P計劃——D執(zhí)行——C檢查——A處理,目的在于確保項目在整個周期內(nèi)得到有效的管理和改進。
它是目前很多管理層都在使用的方法,對于項目把控和提高工作效率,形成標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程都有非常明顯的幫助。
三、WBS(工作分解結(jié)構(gòu))
工作分解結(jié)構(gòu)(簡稱 WBS)是把整個項目逐層分解到較小的、便于管理的要素:可交付成果。它是一種以項目為導(dǎo)向的工作方法。它的特點是將整個項目分解為可管理、可衡量、可實現(xiàn)的工作,并使之系統(tǒng)化,從而便于項目管理。
在 WBS中,將項目工作分解成若干個較小的、獨立的工作單元(工作包),以便管理。
WBS包含以下幾個要素:
①工作分解結(jié)構(gòu):用來把大目標(biāo)拆解成可操作的、小的、可衡量的步驟。
②工作職責(zé)和權(quán)限:通過把大目標(biāo)劃分成可操作、可衡量的步驟,讓每個人都清楚自己在整個項目中承擔(dān)什么角色、擁有什么權(quán)限。
③時間和資源:通過把大目標(biāo)拆解成可操作、可衡量的步驟,讓團隊成員能夠知道什么時間完成什么事情。
④文檔:將大目標(biāo)拆分成可操作、可衡量的步驟,讓團隊成員在工作開始前就能明確自己接下來需要做什么事情。
以上這3種方法,都可以極大的提升我們項目管理的效率,但工欲善其事,還需“利其器”,理論方法的應(yīng)用最好能夠搭配工具的使用,才能事半功倍。
接下來我們就來看看,如何利用飛項,將方法應(yīng)用到實際中去,將效率翻倍。
1、流程圖應(yīng)用
在項目的開展過程中,流程圖的應(yīng)用能夠有效地促進團隊的協(xié)作和項目進展的跟蹤,清晰項目所處的階段。
因此我們可以利用飛項里的項目功能,上傳流程圖到項目說明中,使得其他項目協(xié)作者能夠快速查看和理解項目的流程和執(zhí)行步驟。
2 PDCA應(yīng)用
在飛項里,我們可以完整的應(yīng)用P-D-C-A的流程。
P(計劃):用事項創(chuàng)建功能與工作流模塊,快速制定項目計劃與任務(wù),再用脈絡(luò)圖功能,使邏輯思維的分析清晰明了
D(執(zhí)行):飛項的事項派發(fā)功能,可以將任務(wù)具體的落實到每個成員身上,并且在成員日程中可以看到每個成員負責(zé)的任務(wù)及進度
C(檢查):飛項的項目列表功能,可以查看項目的下屬任務(wù),并進行條件篩選,讓管理者清晰項目進度,不用再一個一個的去溝通。
A(處理):飛項的數(shù)據(jù)報表功能是我非常喜歡的,它能實時把控項目整體的情況,清楚團隊成員的完成情況、及時跟進和優(yōu)化,做到精準(zhǔn)把控,總結(jié)經(jīng)驗和吸取教訓(xùn),讓效率更高。
3 將任務(wù)精細化
在項目管理中,將任務(wù)分解為顆粒度的子任務(wù)是一個非常重要的步驟。這使得團隊可以更好地了解任務(wù)的具體細節(jié)并將其分配給合適的人員。
在飛項工具中,我們可以靈活的應(yīng)用WBS(工作分解結(jié)構(gòu))理論,通過脈絡(luò)圖功能,我們可以將項目計劃拆解為一個個任務(wù),并細化為子任務(wù)。每個子任務(wù)都可以設(shè)置對應(yīng)的負責(zé)人和完成時間,以確保任務(wù)不會被遺漏。
這樣做能夠使項目更加有效地管理,避免任務(wù)重復(fù)或遺漏,確保整個項目的順利實施。
寫在最后:
在職場中,懂得方法+工具的結(jié)合使用是一個非常重要的優(yōu)勢,它既能提升你的項目管理能力,還能提升你的管理效率。
以上所提到的三種方法都可以與飛項的使用相結(jié)合,相信會讓你的項目管理得到大幅優(yōu)化。
我曾經(jīng)親身實踐,利用這些方法成功的在三天內(nèi)完成了原本需要一周才能完成的工作量,并且對進度情況更有把握,如果你也遇到了這些問題,建議你不妨嘗試以上這些方法,并結(jié)合飛項的使用,相信你的項目管理能力和效率會越來越好。
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