華誼集團(tuán)借力泛微，融合企業(yè)微信、SAP、WPS、電子簽章等多種系統(tǒng)，構(gòu)建了業(yè)務(wù)集成、場(chǎng)景驅(qū)動(dòng)的全程數(shù)字化合同管理平臺(tái)。
上海華誼(集團(tuán))公司是由上海市政府國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)授權(quán)，通過(guò)資產(chǎn)重組建立的大型化工企業(yè)集團(tuán)。是上?；瘜W(xué)工業(yè)區(qū)主要的開(kāi)拓者和建設(shè)者，也是上?；瘜W(xué)工業(yè)發(fā)展有限公司主要股東之一。
集團(tuán)現(xiàn)擁有3家企業(yè)技術(shù)中心、6家監(jiān)測(cè)實(shí)驗(yàn)室，5家市級(jí)企業(yè)技術(shù)中心、15家上海市高新技術(shù)企業(yè)。其中“華誼集團(tuán)”、“氯堿化工”同時(shí)發(fā)行A、B股。
并且成功入選中國(guó)500強(qiáng)、中國(guó)制造業(yè)500強(qiáng)、中國(guó)石油和化工企業(yè)500強(qiáng)、上海企業(yè)百?gòu)?qiáng)、上海制造業(yè)50強(qiáng)等榜單。
華誼集團(tuán)重視企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在不同時(shí)期建設(shè)了不同的應(yīng)用系統(tǒng)。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，華誼集團(tuán)對(duì)系統(tǒng)建設(shè)產(chǎn)生了新的需求。
業(yè)務(wù)量的增加伴隨著合同數(shù)量的增加，合同作為集團(tuán)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要內(nèi)容，與財(cái)務(wù)、采購(gòu)、銷(xiāo)售、工程等業(yè)務(wù)密切相關(guān)，需要建立一個(gè)合同業(yè)務(wù)相互關(guān)聯(lián)的數(shù)字化系統(tǒng)，滿足一體化的需求：
• 打通各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息，讓數(shù)據(jù)在權(quán)限內(nèi)共享;
• 減少合同重復(fù)錄入的工作量，數(shù)字化工具為員工減負(fù);
• 管理層能夠?qū)崟r(shí)獲取合同數(shù)據(jù)，為決策優(yōu)化提供支撐;
• 助力企業(yè)閉環(huán)管理業(yè)務(wù)全流程，助力全價(jià)值鏈效益提升……
此次，華誼集團(tuán)選擇泛微，通過(guò)建設(shè)合同統(tǒng)一管理平臺(tái)，與財(cái)務(wù)、項(xiàng)目等關(guān)聯(lián)，建立標(biāo)準(zhǔn)化合同業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，打通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)斷點(diǎn)。
讓合同與銷(xiāo)售、采購(gòu)、工程項(xiàng)目、資金收付系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全鏈條數(shù)據(jù)集成，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理過(guò)程提供智能化業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)支撐，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)全流程規(guī)范透明化管理。
一站式實(shí)現(xiàn)合同從起草、審批、打印、歸檔、履約、報(bào)表等全生命周期管理。
01.合同起草階段
快速調(diào)用模板，數(shù)據(jù)自動(dòng)聯(lián)動(dòng)
1)合同文本管理
上傳合同文本后，系統(tǒng)自動(dòng)將上傳人員、上傳時(shí)間等信息更新到合同文本名稱(chēng)中，方便后續(xù)審批人員可以看到誰(shuí)在哪個(gè)時(shí)間段更新了文件。
發(fā)起合同流程需要上傳簽訂依據(jù)，包括會(huì)議、計(jì)劃等，一張表單查看與該合同相關(guān)的全部信息。
2)模板自動(dòng)套用，合同關(guān)鍵信息自動(dòng)填充
在起草合同時(shí)，選擇范本后，自動(dòng)帶出范本中的合同主體地位;自動(dòng)將表單中的相對(duì)方信息和物料信息套入合同文本，減少重復(fù)錄數(shù)據(jù)。
通過(guò)集成SAP的物料信息，合同擬稿階段自動(dòng)帶入，無(wú)需再次錄入，減輕業(yè)務(wù)工作量。
3)文本自動(dòng)比對(duì)，減少反復(fù)工作量
與合同原文件、歷史修訂版本、合同模板進(jìn)行差異比對(duì)分析，高亮顯示不同版本合同文件間差異，減少合同文件反復(fù)比對(duì)工作量。
4)文本自動(dòng)添加logo
發(fā)起人打印的時(shí)候，最終版本的合同文本自動(dòng)添加公司logo，讓合同能更規(guī)范。 02.合同審批階段
合規(guī)自動(dòng)校驗(yàn)，高效決策審批
1)合同內(nèi)容智能合規(guī)校驗(yàn)
泛微協(xié)助華誼集團(tuán)將管理、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)則融入規(guī)則庫(kù)，在合同審批過(guò)程中進(jìn)行自動(dòng)研判。
例如合同首付款校驗(yàn)、歷史合同均價(jià)校驗(yàn)、合同倒簽校驗(yàn)、客商評(píng)價(jià)校驗(yàn)等，提高審批效率的同時(shí)進(jìn)一步降低合同風(fēng)險(xiǎn)。
2)建立合同審批決策矩陣
泛微按照華誼集團(tuán)的不同組織維度，按照不同合同類(lèi)型、產(chǎn)品、金額等合同關(guān)鍵要素，形成合同審批權(quán)責(zé)矩陣。
根據(jù)多維度不同組合，流轉(zhuǎn)到規(guī)則要求的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行合同審批，明確權(quán)責(zé)，實(shí)現(xiàn)審核規(guī)則落地。
3)合同在線簽署用印
合同審批完成后，快速調(diào)用電子簽章，合同多方都能夠在線簽署，簽署完畢后用印文件自動(dòng)歸檔。
一方面，助力華誼集團(tuán)降本增效，隨時(shí)都能進(jìn)行簽約;另一方面，能夠規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，合同始終處于系統(tǒng)權(quán)限控制，防篡改，合同操作過(guò)程中操作人身份可信，簽署的合同電子文件具備法律效力。 03.合同履行階段
信息聚合，付款跟蹤
1)合同信息聚合
合同審批用印完成后，自動(dòng)形成合同查詢臺(tái)賬，通過(guò)多種維度快速定位所需合同。
并且通過(guò)一張合同卡片，將基本信息、流程、履約信息、訂單、變更記錄、物料信息、收付匯總、明細(xì)、相對(duì)方信息等與這個(gè)合同相關(guān)的所有內(nèi)容聚合起來(lái)，一個(gè)卡片就可以直觀了解到合同詳細(xì)信息。
2)采購(gòu)訂單快速生成
合同審批結(jié)束后創(chuàng)建采購(gòu)訂單，自動(dòng)同步到SAP，數(shù)據(jù)共享，減少重復(fù)輸入比對(duì)過(guò)程，提升采購(gòu)效率。
3)合同付款嚴(yán)格管理
華誼集團(tuán)通過(guò)數(shù)字化流程，標(biāo)準(zhǔn)化收付作業(yè)，實(shí)時(shí)追蹤合同付款進(jìn)度。
合同與付款、發(fā)票等關(guān)聯(lián)匹配，支持收付申請(qǐng)、預(yù)付、收款匹配、應(yīng)收應(yīng)付管理等多種收付模式，形成統(tǒng)一收款、付款、發(fā)票臺(tái)賬，嚴(yán)控超合同付款、開(kāi)票。
4)合同電子紙質(zhì)統(tǒng)一歸檔
在合同簽訂完成后，本地上傳的電子文本通過(guò)規(guī)則校驗(yàn)，自動(dòng)關(guān)聯(lián)到流程表單進(jìn)行歸檔，同時(shí)支持線下紙質(zhì)文件批量歸檔。 04.合同數(shù)據(jù)報(bào)表
多維度提供分析數(shù)據(jù)
提供數(shù)據(jù)中心能力，能夠快速的將合同數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，形成合同數(shù)據(jù)畫(huà)像，通過(guò)不同維度形成合同簽署情況、執(zhí)行情況等，全面反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況。
價(jià)值總結(jié)
1、合同全生命周期管理：通過(guò)集成各個(gè)系統(tǒng)，一站式實(shí)現(xiàn)了合同從起草-審批-打印-歸檔-履約-報(bào)表整個(gè)生命周期管理;
2、合同報(bào)表效率提升：提升數(shù)據(jù)查詢、報(bào)表生成效率，優(yōu)化合同流程，讓合同效率更高;
3、合同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化：減少合同文本風(fēng)險(xiǎn)和出錯(cuò)率，讓合同發(fā)起更快捷;
4、合同批量操作功能：電子文檔、履約等批量功能，簡(jiǎn)化員工錄入工作。
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