數(shù)字時(shí)代，高效會(huì)議是企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)鍵

原標(biāo)題：數(shù)字時(shí)代，高效會(huì)議是企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)鍵

配圖來(lái)自Canva可畫

后疫情時(shí)代，音視頻類在線會(huì)議已占據(jù)企業(yè)和員工相當(dāng)多的精力。企業(yè)服務(wù)公司Dialpad公布的調(diào)查報(bào)告顯示，83.13%來(lái)自各行業(yè)的受訪者每周要花至多三分之一時(shí)間開(kāi)會(huì)。遠(yuǎn)程會(huì)議需求蓬勃，騰訊會(huì)議、MAXHUB們繁榮成長(zhǎng)，進(jìn)階為企業(yè)的在線或智慧會(huì)議通用服務(wù)平臺(tái)。

大中型企業(yè)危機(jī)感更強(qiáng)，對(duì)會(huì)議場(chǎng)景的數(shù)字轉(zhuǎn)型甚是敏感，所以為了一場(chǎng)高效的會(huì)議，為了構(gòu)建更高效的溝通模式，它們均在尋求可靠的智慧會(huì)議解決方案，要么打造軟硬件組合的會(huì)議室，要么訂閱可定制化的SaaS類會(huì)議服務(wù)。

某種程度上，圍繞會(huì)議場(chǎng)景的設(shè)備和模式升級(jí)，在大中型企業(yè)間已經(jīng)演化成一場(chǎng)不斷升溫的數(shù)字競(jìng)賽，這場(chǎng)競(jìng)賽中，企業(yè)想要的不止是一場(chǎng)場(chǎng)高效的會(huì)議，還有長(zhǎng)遠(yuǎn)的降本增效能力。

即使沒(méi)有疫情帶來(lái)的物理隔離阻力困擾，全面數(shù)字智慧化轉(zhuǎn)型也已成為企業(yè)的共識(shí)，于企業(yè)戰(zhàn)略藍(lán)圖內(nèi)根深蒂固。騰訊會(huì)議目前用戶規(guī)模已超過(guò)2億，且在不斷增長(zhǎng)；MAXHUB的智慧會(huì)議解決方案被一半以上中國(guó)500強(qiáng)認(rèn)可，市場(chǎng)份額仍在爬升。會(huì)議辦公模式的深度變革在更多行業(yè)展開(kāi)，已是毋庸置疑的事實(shí)。

從遠(yuǎn)程到智慧，會(huì)議效率的進(jìn)化

會(huì)議模式的改變，實(shí)際折射的是企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中持續(xù)提升管理溝通能力的本能訴求。過(guò)去的會(huì)議場(chǎng)景，企業(yè)往往傾向于面對(duì)面的交流方式，因?yàn)樾畔鲗?dǎo)沒(méi)有延遲，執(zhí)行效率也有保證。

但客觀環(huán)境的轉(zhuǎn)變，逐漸抬高了這種理想場(chǎng)景的實(shí)現(xiàn)難度，尤其是更多的智能會(huì)議設(shè)備和服務(wù)出現(xiàn)后，傳統(tǒng)的會(huì)議模式走到了被淘汰的十字路口，數(shù)字會(huì)議備受推崇。

數(shù)字會(huì)議的進(jìn)化，過(guò)去幾年走得非?？?，因?yàn)楣ぞ唛T檻低了，企業(yè)的意識(shí)轉(zhuǎn)變了。這個(gè)過(guò)程大體可以有兩個(gè)階段，第一階段是以遠(yuǎn)程和線上為主的“連線模式”，zoom等軟件，多以云視頻會(huì)議的方式滿足企業(yè)開(kāi)會(huì)需求。

這種模式具有普適性，任一規(guī)模企業(yè)的輕信息、遠(yuǎn)距離會(huì)議都能快速開(kāi)啟，所以在疫情突現(xiàn)后快速爆發(fā)。從企業(yè)角度看，連線模式就像互聯(lián)網(wǎng)一樣，可以聚集任意空間的人，實(shí)時(shí)傳達(dá)必要的會(huì)議信息。

但連線模式其實(shí)比較粗放，當(dāng)我們要溝通一款產(chǎn)品的設(shè)計(jì)方案細(xì)節(jié)，或者共同研發(fā)和設(shè)計(jì)某些數(shù)字內(nèi)容時(shí)，以手機(jī)或電腦為主的小屏模式，顯然不能滿足這些非常精細(xì)的需求，更無(wú)法達(dá)到想要的高效率溝通。

所以企業(yè)需要更加靠譜，信息容納度和信息傳導(dǎo)效率更高的會(huì)議模式，于是以軟硬件有機(jī)整合為主的“一體模式”開(kāi)始發(fā)力，數(shù)字會(huì)議的效率上限有了大幅提高。

從MAXHUB等智慧會(huì)議解決方案服務(wù)商的產(chǎn)品來(lái)看，它們的方案可以看做“大屏+”模式，通過(guò)會(huì)議平板、無(wú)線投屏器等設(shè)備的自由協(xié)同，可以實(shí)現(xiàn)信息的高頻化、精準(zhǔn)化流轉(zhuǎn)，有效滿足企業(yè)開(kāi)會(huì)的全流程痛點(diǎn)，把開(kāi)會(huì)變簡(jiǎn)單，也變高效。

從連線模式到一體模式，數(shù)字會(huì)議進(jìn)化的客觀勢(shì)能來(lái)自作為實(shí)踐會(huì)議的主體，即企業(yè)追求效率的生存沖動(dòng)，從而將數(shù)字會(huì)議推向了更理想的狀態(tài)。

難擺脫的不可抗力

遠(yuǎn)程、智慧會(huì)議的確是企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)效率、構(gòu)建智慧辦公能力的絕佳場(chǎng)景，如今市場(chǎng)上亦有諸多數(shù)字會(huì)議產(chǎn)品供不同規(guī)模的企業(yè)選擇，但一場(chǎng)真正高效完美的會(huì)議，還是會(huì)面臨很多突變因素或不可抗力。

單從影響會(huì)議效率的因子來(lái)看，人、設(shè)備、流程是三大關(guān)鍵，任一方面的掣肘都會(huì)導(dǎo)致會(huì)議效率無(wú)法最大化，無(wú)形中放大企業(yè)的時(shí)間成本，壓低產(chǎn)出效率。

第一，人的錯(cuò)位。在一場(chǎng)會(huì)議中，人是核心的參與者，但也是最為活躍，最不確定的因子，一旦有時(shí)間、地點(diǎn)上的錯(cuò)位，比如異地、不同的時(shí)區(qū)，容易帶來(lái)過(guò)度延遲的后果，會(huì)議效率因此可能會(huì)大打折扣。

第二，設(shè)備局限。作為會(huì)議信息的關(guān)鍵載體，設(shè)備能力往往決定著會(huì)議的交互效率，在需要高頻強(qiáng)交互的海量數(shù)據(jù)會(huì)議中，設(shè)備的不兼容、投屏速度、高延時(shí)等問(wèn)題，都是效率的破壞者，會(huì)造成極差的會(huì)議體驗(yàn)。

第三，流程僵硬。高效會(huì)議的基礎(chǔ)是精簡(jiǎn)的流程，但傳統(tǒng)思維還是會(huì)根植于流程制度中，極大影響會(huì)議的整體效率，比如人員的簽到必須要在全部人員到齊后一一點(diǎn)名，如此流程很難不拉高會(huì)議的綜合成本。

值得注意，不可抗力還會(huì)為企業(yè)制造“偽高效”陷阱。舉個(gè)例子，企業(yè)在根據(jù)現(xiàn)有條件仔細(xì)優(yōu)化會(huì)議制度后確實(shí)把效率數(shù)值提了上來(lái)，比如縮短了會(huì)議時(shí)間，但只要設(shè)備限制存在，企業(yè)的會(huì)議效率還是在某些環(huán)節(jié)會(huì)打折扣，長(zhǎng)此以往，企業(yè)的效率成本疊加可能會(huì)相當(dāng)高。

“統(tǒng)一思維”方法論

雖然人、設(shè)備、流程都可能給會(huì)議效率帶來(lái)阻力，但這并不意味著企業(yè)無(wú)法實(shí)現(xiàn)一場(chǎng)高效的會(huì)議。會(huì)議是否達(dá)到想要的效率和效果，往往取決于企業(yè)是否為會(huì)議找到了合適的解決方案。

因?yàn)闀?huì)議的類型很多，按規(guī)模、公開(kāi)程度、內(nèi)容可以有很多細(xì)分場(chǎng)景，沒(méi)有匹配的設(shè)備和流程，會(huì)議效率低是一個(gè)必然結(jié)果。

但矛盾也恰恰寄生于此，企業(yè)知道會(huì)議低效，知道哪些環(huán)節(jié)不到位，但是沒(méi)有解藥，這是典型的“病者無(wú)藥醫(yī)”。原因很簡(jiǎn)單，多數(shù)企業(yè)不能造會(huì)議設(shè)備，也沒(méi)有開(kāi)發(fā)辦公流程的技術(shù)能力。

這就是會(huì)議和辦公方案解決商存在的意義，歷經(jīng)兩個(gè)階段的進(jìn)化后，業(yè)內(nèi)主流玩家已經(jīng)形成可靠方法論，那就是“統(tǒng)一性”思維。

第一類是軟件高標(biāo)統(tǒng)一。典型如微盟的智能化會(huì)務(wù)SaaS軟件，基于專業(yè)技術(shù)，為企業(yè)設(shè)計(jì)了標(biāo)準(zhǔn)化、高適配的線上工具或功能，讓企業(yè)能夠根據(jù)特定會(huì)議場(chǎng)景的需求快速發(fā)起、完成一場(chǎng)或多場(chǎng)會(huì)議，顯著降低了企業(yè)的會(huì)議物料、前期溝通成本。

第二類是軟硬集成統(tǒng)一。典型如“MAXHUB x 騰訊會(huì)議智慧會(huì)議解決方案”，設(shè)計(jì)邏輯的出發(fā)點(diǎn)是企業(yè)會(huì)議全流程的關(guān)鍵痛點(diǎn)，并將所有細(xì)化功能全部高度集于一套系統(tǒng)。

MAXHUB x 騰訊會(huì)議智慧會(huì)議解決方案的優(yōu)勢(shì)可以體現(xiàn)在以下幾個(gè)點(diǎn)：首先是標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，在設(shè)備容納度方面，除了會(huì)議平板之外，個(gè)人電腦、手機(jī)等外部設(shè)備均可一碰連接，具備很高的設(shè)備自由度；其次是信息統(tǒng)一，比如會(huì)議展示資料可以快速自由共享，消弭了信息鴻溝；最后是流程統(tǒng)一，針對(duì)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后不同環(huán)節(jié)，分別設(shè)置了可統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)操作的功能，比如會(huì)前與會(huì)人員無(wú)論身處何地均可一碼入會(huì)，會(huì)中基于高清拾音設(shè)備加AI轉(zhuǎn)寫技術(shù)可生成實(shí)時(shí)紀(jì)要，會(huì)后待辦可快速派發(fā)執(zhí)行。

可以看出，MAXHUB x 騰訊會(huì)議智慧會(huì)議解決方案是以標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化、科技化的方式，從全環(huán)節(jié)、全要素切入來(lái)提高會(huì)議效率，能夠有效降低企業(yè)會(huì)議綜合成本，核心價(jià)值可概括為兩點(diǎn)。第一，將軟件平臺(tái)和硬件設(shè)備進(jìn)行深度融合，為企業(yè)會(huì)議管理制定完整高效的解決路徑；第二，全流程彈性整合多元會(huì)議場(chǎng)景，打通了線下會(huì)議效率阻礙。

綜上，統(tǒng)一思維之所以能驅(qū)動(dòng)可靠的會(huì)議解決方案，還是因?yàn)榻y(tǒng)一性的核心含義包括效率。當(dāng)然，無(wú)論是軟件集成，還是軟硬集成，都需要專有技術(shù)的加持。

數(shù)字辦公決勝未來(lái)競(jìng)爭(zhēng)

今天，MAXHUB x 騰訊會(huì)議智慧會(huì)議解決方案這類智慧辦公服務(wù)備受追捧，根源還是企業(yè)可以借此實(shí)現(xiàn)蛻變。

第一，成本效益優(yōu)化，即省錢省時(shí)間；第二，經(jīng)營(yíng)邏輯優(yōu)化，比如業(yè)務(wù)開(kāi)展模式更有效率，品牌形象會(huì)隨之改善，產(chǎn)出效率會(huì)隨之提高；第三，企業(yè)基因優(yōu)化，可壘建辦公經(jīng)營(yíng)的數(shù)字化基礎(chǔ)，孕育企業(yè)的專有數(shù)字基因。

從競(jìng)爭(zhēng)的角度看，智慧辦公不單單是企業(yè)為了內(nèi)部升級(jí)而必須踐行的戰(zhàn)略，更是長(zhǎng)期生存的必經(jīng)考驗(yàn)。換言之，企業(yè)尋求辦公智慧化升級(jí)，為了現(xiàn)在，更為了未來(lái)。

這么來(lái)看，MAXHUB x 騰訊會(huì)議智慧會(huì)議解決方案這類智慧辦公解決方案服務(wù)平臺(tái)，扮演的其實(shí)是數(shù)字助手的角色，在企業(yè)和產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，它們是不可或缺的角色，也是企業(yè)數(shù)字轉(zhuǎn)型的剛需。

而且它們還為企業(yè)的數(shù)字升級(jí)帶來(lái)相當(dāng)多的價(jià)值啟發(fā)，比如使用統(tǒng)一思維經(jīng)營(yíng)和管理公司，為公司設(shè)置基礎(chǔ)的數(shù)字管理平臺(tái)等。7月12日，智慧協(xié)同平臺(tái)MAXHUB領(lǐng)效將與騰訊會(huì)議聯(lián)合舉辦以“高效協(xié)作 一步到位”為主題的智慧會(huì)議解決方案實(shí)戰(zhàn)分享會(huì)，會(huì)為企業(yè)帶來(lái)更多關(guān)乎高效辦公協(xié)作的思考。

眼下，智慧辦公已經(jīng)覆蓋會(huì)議、生產(chǎn)、推廣、獲客等每一個(gè)與企業(yè)運(yùn)行相關(guān)的場(chǎng)景，沒(méi)有企業(yè)能夠置身事外，忽略智慧辦公的戰(zhàn)略價(jià)值和意義。長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，勤于智慧辦公升級(jí)，愿意摒棄舊思維的企業(yè)，將持續(xù)沐浴智慧辦公的開(kāi)放紅利，形成更獨(dú)特的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，為未來(lái)的生存能力打下更穩(wěn)固的底子。

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