什么是訪客管理系統(tǒng)?｜智能百科

什么是訪客管理系統(tǒng)?｜智能百科

訪客管理系統(tǒng)有助于增強(qiáng)訪客體驗(yàn)、提高安全性、保持合規(guī)性，并了解更多有關(guān)現(xiàn)場人員的信息。

訪客管理是幫助組織控制其場所內(nèi)人員的任何流程。它對于所有規(guī)模和類型的建筑都很重要，因?yàn)樗兄谝?guī)范安全和安保，可以控制誰有權(quán)進(jìn)入。

什么是訪客管理系統(tǒng)?

訪客管理系統(tǒng)是一套用于監(jiān)控建筑物使用情況、記錄設(shè)施使用情況和傳達(dá)訪客行蹤的流程。

數(shù)字化或智能訪客管理系統(tǒng)(VMS)可以簡化和自動(dòng)化訪客管理流程。它使用基于互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)來跟蹤、監(jiān)控和記錄訪客信息，使登錄流程更加高效，并有助于更好地保護(hù)訪客數(shù)據(jù)和隱私。

訪客可以是客人、員工、承包商、送貨司機(jī)或客戶。

通過智能訪客管理系統(tǒng)，可以準(zhǔn)確地知道誰進(jìn)入了設(shè)施，從而識別，并設(shè)置訪問層次結(jié)構(gòu)。

還可以收集重要的訪客數(shù)據(jù)，同時(shí)遵守?cái)?shù)據(jù)保護(hù)法。

重要的是，智能訪客管理系統(tǒng)還能給人留下積極的第一印象，并通過自動(dòng)化各種任務(wù)減輕接待人員的負(fù)擔(dān)。

此外，智能訪客管理將整個(gè)樓宇出入流程轉(zhuǎn)變?yōu)榉墙佑|式出入流程。從健康和衛(wèi)生角度來看，這是一個(gè)極好的消息，同時(shí)也為訪客的生活帶來了極大的便利，無需手忙腳亂地尋找門禁卡或記住門禁密碼。

智能訪客管理系統(tǒng)有哪些好處？

與傳統(tǒng)的手動(dòng)訪客管理相比，智能或數(shù)字訪客管理具有一系列優(yōu)勢，如：

在接待處手動(dòng)接待訪客非常耗時(shí)，而且會(huì)造成資源壓力。簽到、發(fā)放安全通行證、引導(dǎo)客人到需要去的地方、處理停車問題……所有這些都需要時(shí)間，并給接待人員帶來壓力，否則他們本可以專注于更有成效的任務(wù)。

人工訪客管理很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，有時(shí)會(huì)增加安全風(fēng)險(xiǎn)，例如，訪客本應(yīng)只能進(jìn)入建筑物的某些部分，卻被允許進(jìn)入所有區(qū)域。

智能訪客管理跟蹤軟件允許訪問實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，顯示場所內(nèi)每位客人的已驗(yàn)證身份。這有助于確保每個(gè)人的安全，并在發(fā)生緊急情況時(shí)提供可操作的信息。

人工訪客管理也會(huì)帶來合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。從訪客處收集的任何數(shù)據(jù)都必須按照現(xiàn)行數(shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)進(jìn)行處理、存儲和刪除。依賴人工流程記錄和登記訪客的組織面臨數(shù)據(jù)管理不正確的風(fēng)險(xiǎn)，也存在很大的人為錯(cuò)誤可能性。

另一方面，數(shù)字訪客管理系統(tǒng)確保整個(gè)流程一致，并涵蓋數(shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)的每個(gè)基礎(chǔ)。

無論訪客類型如何，使之享受流暢的體驗(yàn)非常重要。無論是普通員工、面試候選人、客戶或潛在客戶、承包商還是供應(yīng)商，留下正確的印象都會(huì)帶來寶貴的收益。

人工訪客管理永遠(yuǎn)不會(huì)在每一天、每個(gè)接待臺或辦公室之間保持一致。這將危及到聲譽(yù)。但使用數(shù)字訪客管理系統(tǒng)，可以確保一致性，并向訪客展示有花時(shí)間投資于其滿意度。

智能訪客管理系統(tǒng)如何運(yùn)作？

對于業(yè)主而言，智能訪客管理系統(tǒng)使用起來再簡單不過了。通過用戶友好的訪客管理系統(tǒng)應(yīng)用，業(yè)主只需點(diǎn)擊幾下就可以設(shè)置整個(gè)流程，這樣客人的來訪的每個(gè)細(xì)節(jié)都得到了妥善處理。

訪客通行證直接發(fā)放到訪客的智能手機(jī)上。這些通行證提供地圖鏈接，引導(dǎo)訪客前往大樓，并提供前往任何已分配停車位的具體路線。車牌識別技術(shù)確保只有獲得許可的人才能進(jìn)入停車場。

通行證還要求訪客在抵達(dá)之前閱讀并簽署隱私政策協(xié)議，勾選最重要的數(shù)據(jù)保護(hù)合規(guī)框。

數(shù)字訪客通行證允許非接觸式進(jìn)入大樓，訪客可以直接到接待處進(jìn)行自我登記，也可以根據(jù)預(yù)先提供的安全憑證自動(dòng)登錄。

為了符合安全和健康要求，可以將訪客訪問限制在建筑物的某些區(qū)域。

一旦訪客到達(dá)現(xiàn)場，業(yè)主就會(huì)自動(dòng)收到訪客到達(dá)的通知。數(shù)字導(dǎo)航信息會(huì)將訪客引導(dǎo)至正確的位置。

電梯管理系統(tǒng)也是智能訪客管理系統(tǒng)的一個(gè)集成元素，允許電梯自動(dòng)移動(dòng)，將訪客帶到正確的樓層。

智能訪客管理系統(tǒng)非常先進(jìn)，可以通知設(shè)施管理人員目的地會(huì)議空間是否需要在預(yù)約之前補(bǔ)充茶點(diǎn)或進(jìn)行清潔。

此類高水平集成意味著在訪客到達(dá)之前，最細(xì)微的細(xì)節(jié)都已處理好。其結(jié)果自然是訪客獲得流暢、無憂的體驗(yàn)，而業(yè)主則獲得節(jié)省時(shí)間和提升聲譽(yù)的體驗(yàn)。

一些智能訪客管理系統(tǒng)還提供在接待處設(shè)置自助注冊的機(jī)會(huì)，允許訪客在抵達(dá)時(shí)通過平板電腦登錄，從數(shù)據(jù)保護(hù)合規(guī)到通過二維碼發(fā)放通行證等所有事宜均無需人工干預(yù)。

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