契約鎖電子合同助力食品行業(yè)提速降本，實現(xiàn)全程電子化管理

“生產(chǎn)”、“銷售”構(gòu)成了食品行業(yè)的核心業(yè)務線，執(zhí)行過程十分復雜。契約鎖電子合同在“實體印章和電子印章”統(tǒng)一管理的基礎上，通過開放集成，讓食品組織現(xiàn)有的業(yè)務管理軟件實現(xiàn)電子用印、電子簽名，為食品行業(yè)打造一個覆蓋組織內(nèi)外各類人群、各種業(yè)務場景的電子印控中心……

據(jù)了解，一家大型食品組織，一年要處理各類內(nèi)、外部用章請求達3-7萬次。引入電子合同簡化用章、簽約成本，已經(jīng)成了許多組織進一步釋放管理動力的新選擇。

食品行業(yè)核心業(yè)務運轉(zhuǎn)流程：

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(生產(chǎn)、銷售過程中的管理支撐)

“生產(chǎn)”、“銷售”構(gòu)成了食品行業(yè)的核心業(yè)務線，執(zhí)行過程十分復雜。從生產(chǎn)準備、生產(chǎn)到銷售，整個過程不僅需要龐大的員工體系做支撐，還涉及大量的供應商、經(jīng)銷商、代理商以及客戶。

龐大的業(yè)務網(wǎng)絡下衍生出大批量內(nèi)部用印、外部簽約需求，傳統(tǒng)的實體用印方式限制多、不夠靈活，只會讓組織運營陷入被動。

現(xiàn)在，契約鎖統(tǒng)一印控平臺在“實體章和電子章”統(tǒng)一管理的基礎上，通過開放集成，讓食品組織現(xiàn)有的業(yè)務管理軟件實現(xiàn)電子用印、電子簽名，為食品行業(yè)打造一個覆蓋組織內(nèi)外各類人群、各種業(yè)務場景的電子印控中心。

(來源于契約鎖食品行業(yè)客戶實際情況)

支撐“5類”核心業(yè)務用印、簽約需求

1、產(chǎn)品銷售類

文件類型：加盟商合同、分銷商合作合同、經(jīng)銷商協(xié)議、特許經(jīng)營合同、授權(quán)委托書、商品團購合同、銷售訂單、退貨單、銷售合同

痛點：受限于食品保質(zhì)期，食品行業(yè)講求即時服務，業(yè)務規(guī)模越大分銷渠道越多。幾年下來，全國大大小小的經(jīng)銷商、代理商、加盟商數(shù)量好幾萬，這類業(yè)務的合約、訂單用章成本一年高達百萬。

此外，各類促銷活動頻繁，產(chǎn)品訂單驟增，依靠線下蓋章，一線業(yè)務人員、印章管理人員常常高負荷工作，核對訂單、打印、蓋章、郵寄給各大分銷渠道，需要消耗巨大簽署成本。

而且，紙質(zhì)用章常常效率跟不上，訂單容易被擱淺，促銷成了一場管理負擔。

契約鎖解決方案：

契約鎖通過集成ERP業(yè)務軟件、訂單管理系統(tǒng)、銷售管理軟件等，為食品行業(yè)打造一個線上銷售文件簽署平臺。

內(nèi)部銷售人員，外部經(jīng)銷商、代理商、加盟商和客戶，線上調(diào)用電子印章、電子簽名，手機端就能隨時簽合同。

(銷售類文件雙簽場景)

2、采購類

文件類型：原材料/設備/服務采購合同、招標文件、中標通知、評標報告

痛點：供應鏈是食品行業(yè)發(fā)展的核心支撐，食品生產(chǎn)原材料采購、門店裝修裝飾服務采購伴隨著組織全年發(fā)展，各類招標文件、采購合同的簽署效率，關系著整個上下游供應鏈的運轉(zhuǎn)質(zhì)量。

線下蓋章不僅割裂了上下游信息，龐大的用紙、快遞、人工溝通成本讓整個供應鏈變得冗雜。

契約鎖解決方案：

契約鎖可以和ERP、SRM、OA等應用軟件無縫對接，幫助組織在現(xiàn)有采購信息化管理平臺的基礎上，所有文件線上審批后直接蓋電子印章，短信通知外部供應商，手機端輕松簽字確認。

(采購類文件簽署場景)

全面簡化供應鏈文件簽署成本，提升采購效率，通過全程電子化采購打通供應鏈上下游信息，讓食品組織的采購更快一步，滿足生產(chǎn)、門店擴展需求。

3、人事招聘類

文件類型：人事合同、就業(yè)協(xié)議、離職協(xié)議、各類證明文件、保密協(xié)議、競業(yè)承諾書

痛點：一些連鎖食品店、零售食品店，門店全國擴展，員工流動率常年保持高位，尤其是前端面向客戶的服務人員，流動率更加頻繁，再加上異地連鎖經(jīng)營的常態(tài)，大批量的人資文件用印需求讓HR陷入機械化工作狀態(tài)。

契約鎖解決方案：

契約鎖開放平臺可以連接HR軟件、OA辦公系統(tǒng)，為食品行業(yè)打造人事文件審批、用印、簽約、存儲閉環(huán)，幫助解決證明文件內(nèi)部用印、新員工簽約、老員工續(xù)簽等多種簽署需求。

(人事文件簽署場景)

現(xiàn)在，HR可以直接從業(yè)務管理系統(tǒng)發(fā)起簽署，審核后自動蓋電子印章，員工借助手機短信自動認證簽約，全程身份保證，只需幾分鐘。

4、財務類

文件類型：對賬單、報銷單

痛點：伴隨著全國化的分銷網(wǎng)絡及供應鏈的形成，數(shù)萬名經(jīng)銷商、供應商合作下，每月都有大批量的對賬單需求核銷，核銷效率越快，食品組織的采購、生產(chǎn)部門才能及時獲取產(chǎn)品銷售數(shù)據(jù)，組織的資金才能盡快回款、流動。

此外，采購、銷售業(yè)務中會產(chǎn)生大批量的報銷單，每月也會占據(jù)財務們一半的時間來處理，公司擴展越快，財務報銷壓力越大。

實體用章的局限性把財務們困在重復、機械、龐大的蓋章環(huán)節(jié)，風險審批、蘿卜章等紕漏很難完全篩查。

契約鎖解決方案：

契約鎖的電子印章管理系統(tǒng)可以和企業(yè)的分銷管理系統(tǒng)、財務軟件集成，不僅可以將電子印章接入對賬流程，實現(xiàn)對賬數(shù)據(jù)、對賬單、簽字蓋章全程電子化，還能解決內(nèi)部報銷單蓋章需求，讓訂單、賬單、財務數(shù)據(jù)全面共享，審批、用印、流轉(zhuǎn)全程電子化。

5、資產(chǎn)類

文件類型：門店施工合同

痛點：各類連鎖食品店、休閑食品品牌每年都會在全國建設實體門店，一些知名連鎖品牌每年的擴展量就有好幾千，門店裝修過程中需要和施工單位簽訂施工合同，但是，門店遍布全國，總部要和施工單位遠程簽合同，只能靠郵寄，一遍遍和對接人溝通施工內(nèi)容，效率跟不上企業(yè)整體的擴展速度。

契約鎖解決方案：

通過集成到食品組織的OA辦公系統(tǒng)、供應商系統(tǒng)后，總部在選定施工商后，直接在系統(tǒng)發(fā)起合同簽署流程，線上蓋電子印章，施工單位即時通過短信查收簽署邀請，全程零快遞，快速解決全國門店裝修的異地用印需求。

小結(jié)：

生產(chǎn)、銷售能力是食品組織市場競爭力的重要表現(xiàn)，輕便、智能、安全、無紙化的電子合同可以幫助組織釋放業(yè)務一線簽署成本，構(gòu)建真正全程電子化的管理閉環(huán)。

目前，國家提倡加工制造業(yè)加快信息化部署，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”提升管理能力，電子合同作為組織信息化管理升級的最后一環(huán)，將幫助更多傳統(tǒng)型食品行業(yè)打開新的管理方向，推動業(yè)務輕量化發(fā)展。

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