近日,由中共中央辦公廳秘書局主管的《秘書工作》推出題為《全面推進黨政網(wǎng)上協(xié)同辦公》文章,該文從功能模塊、推廣應用、使用效果等角度,全方位介紹了湖南省常德市黨政協(xié)同辦公平臺的開發(fā)、使用和推廣情況,向全國推薦了常德在智慧辦公領域取得的成績和經(jīng)驗。
與此同時,“智慧辦公-常德市黨政協(xié)同辦公平臺封盤儀式”也在湖南省常德市圓滿落幕。封盤儀式由北京金山辦公軟件股份有限公司(以下簡稱“金山辦公”)和中國電信集團系統(tǒng)集成有限公司湖南分公司(以下簡稱“湖南電信”)聯(lián)合主辦。常德市市委辦、市人大辦、市政府辦、市政協(xié)辦、市財政局、市行政審批局、市審計局、市教育局、市商務局各級單位領導、常德市黨政協(xié)同辦公平臺各級用戶代表及技術人員等近百人到場參加。
常德市委辦相關負責人表示:“黨政協(xié)同辦公平臺的正式封盤,標志著前期的建設、推廣和使用工作已取得階段性成效,提升常德政務效率的智慧辦公‘高速網(wǎng)’已全面建成,常德辦公系統(tǒng)從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代的大門被全面開啟。”金山辦公、湖南電信表示,將攜手助力常德市打造國家級智慧辦公標桿。
值得一提的是,WPS文檔整體解決方案滿足了公文在所有流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中的預覽、編輯以及轉(zhuǎn)版的需求,解決了移動OA端文件無法在線編輯的問題,通過應用認證、通信加密、傳輸加密等,確保文檔在產(chǎn)生、協(xié)同、分享的過程中,及和其他應用系統(tǒng)通信過程中的安全,打造了一個安全無憂的移動辦公場所。
智慧辦公——一張?zhí)嵘５抡招实?ldquo;高速網(wǎng)”
沒有成摞的紙張,不需面對面地送達,只需在電腦或手機上按下發(fā)送鍵,一份文件就能根據(jù)設定好的流程和權限,抵達審簽人處,省時、省力、省成本,還十分安全。這個被稱為常德市黨政協(xié)同辦公平臺(以下簡稱協(xié)同辦公平臺)的智慧辦公軟件,于2018年5月啟動研發(fā),2020年1月正式上線。目前正被市縣鄉(xiāng)村四級3600多家單位共同使用,這也意味著,常德傳統(tǒng)的紙質(zhì)化、面對面的辦公方式正悄然發(fā)生著改變,向著數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化方向飛速發(fā)展。
這是一個橫向覆蓋黨政軍群機關、縱向涵蓋市縣鄉(xiāng)村四級的線上協(xié)同辦公平臺。通過統(tǒng)一領導、統(tǒng)一推進、統(tǒng)一協(xié)作,助力一線政務“網(wǎng)上辦”“掌上辦”,打造“縱向到村、橫向到邊,全市一張網(wǎng)、上下左右互聯(lián)互通”的線上工作格局,促進黨政機關公務辦理信息化,降低行政成本,提高工作效能,實現(xiàn)智慧高效綠色移動辦公。
協(xié)同辦公平臺投入運行后,市委辦、市人大辦、市政府辦、市政協(xié)辦作為全市首批使用單位,充分發(fā)揮示范作用,引領帶動全市各級各單位廣泛使用,市財政局、市行政審批局全力支持、積極配合。截至目前,全市協(xié)同辦公平臺用戶4萬多人,日均處理公務上萬次,公文處理、黨政領導干部外出(請假)、督促檢查、全市性會議、重大事項請示報告、固定資產(chǎn)使用管理、干部職工考勤管理、領導工作日志、公務接待等業(yè)務全部實現(xiàn)在線辦理,一張?zhí)嵘招实?ldquo;高速網(wǎng)”正不斷織牢織密。
管好“人、錢、事” 大幅提升辦公質(zhì)效
近日,記者驅(qū)車兩個半小時前往桃源縣牛車河鎮(zhèn)采訪協(xié)同辦公平臺使用情況。2020年以來,該鎮(zhèn)充分利用協(xié)同辦公平臺辦文辦會辦事,大力推行線上辦公模式,已使用公文管理、黨政領導干部外出(請假)、內(nèi)部發(fā)文、公務接待、考勤管理、通知公告、干部信息管理等10多個鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)層面的功能模塊,基本實現(xiàn)了公務全流程線上辦理。
談到協(xié)同辦公平臺的使用情況,牛車河鎮(zhèn)黨政辦主任孫思告訴記者:“協(xié)同辦公平臺使用前,光辦理的紙質(zhì)文件就可以堆放半個辦公室,還要定期組織工作人員對辦理完畢的文件清理歸檔,費時費力不說還易出錯。現(xiàn)在所有文件通過手機一鍵送達、審簽、分發(fā)、歸檔,效率提升了不說,程序更加規(guī)范。尤其是可以隨時在線查閱文件,既省時又省力。”
牛車河鎮(zhèn)黨委書記謝成剛說,他每天都會通過協(xié)同辦公平臺實時了解轄區(qū)干部職工的工作狀態(tài)和動向,查看外出(請假)干部職工是否嚴格履行事前審批程序,相比以前人工統(tǒng)計不及時、不客觀、不細致等弊端,利用協(xié)同辦公平臺線上辦理更加及時、客觀、細致、真實、直觀。鎮(zhèn)紀委充分利用協(xié)同辦公平臺加強對干部職工的監(jiān)督管理,把紀律檢查與考勤打卡數(shù)據(jù)掛鉤,每月線上公示考勤打卡情況,對多次出現(xiàn)缺勤的干部進行提醒談話并要求說明去向,真正做到全過程、全方位、全時段監(jiān)督,規(guī)范了干部職工行為,增強了干部職工的制度意識、紀律意識和規(guī)矩意識。
同樣屬于偏遠鄉(xiāng)鎮(zhèn)的石門縣三圣鄉(xiāng)積極利用協(xié)同辦公平臺辦理公務,通過公文管理功能模塊在加快文件資料的辦理、流轉(zhuǎn)等方面下功夫,讓數(shù)據(jù)多跑路、讓干部少跑腿,大大提高了工作效率。
“以前開車去縣里拿文件或找領導審批文件來回要兩個多小時,加上鄉(xiāng)里大大小小的事情都需要到我這里收集、匯總,再經(jīng)過幾輪與領導的面對面審簽,整個流程走完,快則一天,慢則一個星期。”三圣鄉(xiāng)黨政辦主任劉慈裔坦言,如今通過協(xié)同辦公平臺,三圣鄉(xiāng)實現(xiàn)了收發(fā)文全流程線上辦理,減少了紙質(zhì)文件登記、上簽、傳閱、催辦等辦理程序。1月至7月,三圣鄉(xiāng)利用協(xié)同辦公平臺接收各級來文近800件,通過協(xié)同辦公平臺與全縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直部門均實現(xiàn)了互聯(lián)互通、安全可靠的線上傳閱文件,提高了信息資源的共享程度。
協(xié)同辦公平臺的使用不僅管住了人和事,也管住了錢。市審計局、市商務局、市教育局等多個市直單位辦公室負責人介紹,單位相繼安裝部署并使用了考勤管理、公務用車、公務接待、加班用餐、出差請假等功能模塊,在方便工作人員時,也為辦公室日常管理帶來便利。
據(jù)統(tǒng)計,協(xié)同辦公平臺上線后,全市辦文辦會辦事效率均提升50%以上。特別是創(chuàng)新推進“無接觸”辦公、“不見面”服務,在新冠肺炎疫情防控中發(fā)揮了重大作用,實現(xiàn)了運轉(zhuǎn)效率和運轉(zhuǎn)安全雙保障。全市各級各單位普遍反映,利用協(xié)同辦公平臺處理公務,能節(jié)省大量人力物力財力,單位行政成本明顯降低。
順應時代需要 協(xié)同辦公平臺獨具特色
“為什么要推動協(xié)同辦公平臺的建設和使用?協(xié)同辦公平臺能帶給我們什么?”
談到建設協(xié)同辦公平臺的必要性,市委辦負責人認為,沒有信息化就沒有現(xiàn)代化,探索創(chuàng)新數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化的辦公平臺是大勢所趨、勢在必行,是智慧常德建設的重要內(nèi)容,是貫徹落實“三高四新”戰(zhàn)略、加快建設現(xiàn)代化新常德的有力舉措。
“與以往的OA辦公系統(tǒng)相比,協(xié)同辦公平臺的覆蓋面更廣,橫向聯(lián)通黨政軍群機關,縱向連接市縣鄉(xiāng)村,真正在全市范圍形成了一張智慧政務的高速網(wǎng)絡。”市委辦工作人員向記者介紹道。
據(jù)了解,協(xié)同辦公平臺公文管理功能模塊不僅能夠收發(fā)文,還具備臺賬管理、統(tǒng)計報表、收文反饋、公文分類管理等功能,實現(xiàn)收發(fā)文自動統(tǒng)計、科學分類、精準分析。此外,即將上線使用的檔案單套制功能模塊,還能對線上辦結的公文實現(xiàn)“一鍵歸檔”,改變以往必須打印紙質(zhì)文件并掃描為電子文件歸檔的傳統(tǒng)檔案管理模式,既有利于隨時線上查閱文件,又極大減少了行政成本和工作量。
不僅如此,協(xié)同辦公平臺還根據(jù)單位的管理需要,研發(fā)了“市級層面通用、單位內(nèi)部使用”兩個層面共40多個功能模塊,其中“市級層面通用”包括公文管理、會議管理、智慧督查、緊急通知、黨政領導干部外出(請假)、通訊錄等功能模塊,要求各級各單位必須安裝使用;“單位內(nèi)部使用”包括呈批件(含經(jīng)費請示、出差請假、公務用車、公務接待、加班用餐、資產(chǎn)處置等13個功能模塊)和通知公告、考勤管理、干部信息、我的傳閱等功能模塊,各單位可根據(jù)需要自行選擇安裝使用,上述功能模塊基本能夠滿足黨政機關和企事業(yè)單位日常辦公與管理需要。
“手機端、電腦端都可以使用,隨時隨地辦公,不受空間局限,辦公效率提升非常明顯。”市委辦一名工作人員一邊演示一邊向記者介紹。只見他在電腦上雙擊鼠標,就能在屏幕上清晰看見所有功能模塊鏈接,點擊進入考勤管理功能模塊,當日遲到、請假、因公外出人員數(shù)量和身份信息立即顯示出來。目前,市委辦已使用了所有功能模塊,辦文辦會辦事日常工作均實現(xiàn)全流程全周期線上辦理,協(xié)同辦公平臺的功能優(yōu)勢充分體現(xiàn)了出來。
在采訪中,記者聽到最多的是反映協(xié)同辦公平臺投入使用后,辦事更加規(guī)矩了。比如經(jīng)費請示、公務用車、公務接待、加班用餐、資產(chǎn)購置等,均做到了“先申請、后審批、再使用”。利用協(xié)同辦公平臺處理公務實現(xiàn)全程留痕可查,有利于打造陽光、公開、透明的政務辦公環(huán)境,從客觀上進一步樹牢了廣大干部職工的規(guī)矩意識、制度意識。
雖然協(xié)同辦公平臺模塊較多、功能強大,覆蓋了黨政機關和企事業(yè)單位公務辦理各方面全過程,但建設成本和安裝實施費用較低。市委辦工作人員介紹,協(xié)同辦公平臺建設費用由市級整體統(tǒng)籌負責,建成后,所有市直單位均不需要支付安裝實施費用;區(qū)縣(市)“四大家”僅各需支付安裝實施費用3萬元,市直“六區(qū)”各2萬元;區(qū)縣(市)直單位安裝實施費用為每家8000元,市直“六區(qū)”直屬單位安裝實施費用僅為每家4000元。
推進平臺廣泛使用 努力創(chuàng)造常德品牌
建平臺的目的是為了用。市委書記楊懿文曾對協(xié)同辦公平臺推廣使用工作作出批示:“繼續(xù)堅持,不斷完善,創(chuàng)造常德品牌。”
市委常委、市委秘書長、市協(xié)同辦公平臺建設推廣使用工作領導小組組長羅先東多次調(diào)度,要求全市黨辦系統(tǒng)要多措并舉、多管齊下,全面推進使用。以領導帶動抓示范,堅持市級領導干部以上率下,帶頭使用,充分發(fā)揮“關鍵少數(shù)”表率作用;以培訓促動抓推廣,通過市委黨校主體班專題培訓、區(qū)縣(市)委理論學習中心組集中學習,開展培訓、宣傳、推介,確保領導干部熟悉、了解、認同和使用;以行政推動抓落實,要求各級各單位充分利用協(xié)同辦公平臺處理文件、傳輸資料,除涉密和中央文件外,其他文件一律通過協(xié)同辦公平臺實行線上辦理。推動協(xié)同辦公平臺應用更好地落到實處,全市廣大干部職工利用協(xié)同辦公平臺處理公務成為新常態(tài)。
僅2021年1月至7月,全市各級各單位利用協(xié)同辦公平臺處理公務762078次,其中收文551043件、發(fā)文24780件,錄入干部職工信息49415條,干部職工考勤打卡104919次,辦理領導干部外出(請假)3517次,發(fā)布通知公告4173期,辦理出差請假6541次。
協(xié)同辦公平臺投入運行后,全市總體使用滿意率達到95%以上。省委辦公廳領導在全省黨委秘書長會議等相關會議上多次對常德協(xié)同辦公平臺給予充分肯定,并在全省推介,省內(nèi)先后有益陽市、岳陽市、懷化市、郴州市等市來常學習交流。省委辦公廳2020年度黨辦系統(tǒng)統(tǒng)籌聯(lián)動評價通報中對我市協(xié)同辦公平臺建設和使用工作予以表揚并指出,常德市委辦公室建設集成辦文、辦會、辦事等相關業(yè)務的黨政協(xié)同辦公平臺,覆蓋黨政軍群、市縣鄉(xiāng)村,辦公效率大幅提升,行政成本顯著下降。
雖然當前協(xié)同辦公平臺總體使用情況較好,取得了顯著成效,但極少數(shù)單位還存在重視不夠、推進不力、使用不當?shù)葐栴}。采訪中,市委辦相關負責人告訴記者,協(xié)同辦公平臺能否順利推廣使用,關鍵在單位“一把手”示范帶頭作用發(fā)揮得好不好,只有通過由上而下的廣泛應用,才能促進協(xié)同辦公平臺在沅澧大地茁壯成長。這位負責人還表示,后段他們將進一步完善協(xié)同辦公平臺功能,盡快完成檔案單套制功能模塊研發(fā),實現(xiàn)黨政機關公務線上辦理全覆蓋。同時根據(jù)各級各單位反饋的意見建議,科學分析、合理采納,進一步優(yōu)化完善現(xiàn)有功能模塊,推動功能更新升級、使用更加方便。總而言之,協(xié)同辦公平臺將在使用推廣過程中,不斷更新完善,最終創(chuàng)造智慧辦公領域的常德品牌。
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