一個(gè)人干三個(gè)人的活,到頭來(lái)就一個(gè)字:累!
是的,“身兼數(shù)職”可不是高效辦公的正確操作。畢竟,一個(gè)人的精力和能力是有限的,比如說(shuō),一個(gè)人要對(duì)接多個(gè)項(xiàng)目、一個(gè)人既要做銷售又要做售后、寫公眾號(hào)......如果沒(méi)有進(jìn)行合理分工的話,一個(gè)人是很難做到面面俱到,有可能出現(xiàn)保量不保質(zhì)的狀況。
在職場(chǎng)上,做好協(xié)同辦公尤為重要。
在職場(chǎng)上摸爬滾打了好幾年,我也悟出了一個(gè)深刻的道理:如果想在工作中實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同辦公,一是合理分工干活、二是細(xì)化分解項(xiàng)目、三是及時(shí)溝通跟進(jìn)。為了讓協(xié)同辦公更方便、負(fù)責(zé)人的責(zé)任更清晰,你還可以借助協(xié)同辦公軟件來(lái)處理,[飛項(xiàng)]是我用得比較上手的協(xié)同辦公軟件,接下來(lái)我將和大家分享,我是怎么借助[飛項(xiàng)]來(lái)實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。
Step1:創(chuàng)建項(xiàng)目,凝聚團(tuán)隊(duì)小智慧
本人是在廣告公司做AE(客戶執(zhí)行),因?yàn)楣矩?fù)責(zé)的項(xiàng)目比較多,所以我除了有主要負(fù)責(zé)的項(xiàng)目,偶爾也會(huì)被安排去對(duì)接些階段性的項(xiàng)目。
不同的項(xiàng)目,不同的工作內(nèi)容以及不同的工作搭檔,為了確保同個(gè)項(xiàng)目的搭檔能在“同個(gè)頻道”上辦事,及時(shí)了解項(xiàng)目?jī)?nèi)容、動(dòng)態(tài)和需求,我們會(huì)有針對(duì)性的創(chuàng)建項(xiàng)目群。比如,為了制定客戶12月的社會(huì)化運(yùn)營(yíng)內(nèi)容,我先會(huì)在[飛項(xiàng)]上創(chuàng)建項(xiàng)目。
然后通過(guò)“邀請(qǐng)協(xié)作人”的功能,把負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的策劃、文案、設(shè)計(jì)等同事邀請(qǐng)進(jìn)項(xiàng)目組里。如果后期因項(xiàng)目發(fā)展需要的,也可以邀請(qǐng)新的協(xié)作人,或移除協(xié)作人。
Step2:細(xì)化拆解項(xiàng)目,術(shù)業(yè)有專攻
而對(duì)于那些相對(duì)比較復(fù)雜的項(xiàng)目,我會(huì)通過(guò)創(chuàng)建子事項(xiàng)的功能,把工作內(nèi)容進(jìn)一步拆分細(xì)化,具體到一件事的前中后期要做什么內(nèi)容、達(dá)到什么KPI;哪一篇稿子要文案同事負(fù)責(zé),哪一張海報(bào)要設(shè)計(jì)同事負(fù)責(zé),什么時(shí)間點(diǎn)完成等等,都是可以清晰羅列出來(lái)。
項(xiàng)目的相關(guān)協(xié)作人也可通過(guò)“脈絡(luò)圖”去了解自己要負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容。比如,文案同事就能知道前期要完成多少篇大綱、每周要撰寫多少篇微信推文,以及需要協(xié)助設(shè)計(jì)完成哪篇熱點(diǎn)海報(bào)文案等等,清晰自己的工作內(nèi)容;而且項(xiàng)目管理人也能通過(guò)“脈絡(luò)圖”清楚協(xié)作人的崗位職責(zé),以及各板塊進(jìn)展。
Step3:使用小工具實(shí)時(shí)溝通,協(xié)作辦公更高效
在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中,項(xiàng)目管理人和協(xié)作人可以通過(guò)事項(xiàng)小工具進(jìn)行實(shí)時(shí)的溝通。比如:
可以使用[發(fā)布公告]的功能來(lái)發(fā)布重要信息;
想開會(huì)進(jìn)行創(chuàng)意腦暴的,可以點(diǎn)擊[預(yù)約會(huì)議]的功能預(yù)約會(huì)議;
會(huì)議后新增的工作需求,可以通過(guò)[創(chuàng)建待辦]來(lái)告知協(xié)作人;
需要協(xié)作人重點(diǎn)留意的信息,可以通過(guò)[劃重點(diǎn)]來(lái)標(biāo)記重點(diǎn)。
以上發(fā)布的信息,項(xiàng)目的相關(guān)協(xié)作人都是能自動(dòng)接收到提醒的,不用擔(dān)心會(huì)哪個(gè)協(xié)作人會(huì)遺漏重要信息。
總結(jié):高效辦公,不是一人“身兼數(shù)職”,而是凝聚團(tuán)隊(duì)的力量后,進(jìn)行協(xié)同分工,朝著同一個(gè)目標(biāo)前進(jìn)。善于借助[飛項(xiàng)]這款協(xié)同辦公軟件,能讓協(xié)同辦公更高效。
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