居家辦公兩周：我挖掘出了這份高效遠(yuǎn)程會議指南

來源 / 砍柴網(wǎng)

作者 / 周興斌

誰也沒想到2020一年的一場疫情打亂了所有人的節(jié)奏。疫情仍在繼續(xù)，但企業(yè)復(fù)工也是刻不容緩的事情。在居家辦公的情況下，各式各樣的遠(yuǎn)程辦公工具開始走入我們的視線當(dāng)中。

如今，在家辦公兩周后，不少人可能和我有類似的感覺：相對于一些簡單的文件傳輸、打卡等行為，遠(yuǎn)程會議才是真正難啃的骨頭。

因為在遠(yuǎn)程協(xié)作中，很多溝通需要通過遠(yuǎn)程會議來完成，遠(yuǎn)程會議是否高效決定了遠(yuǎn)程協(xié)作的效率，解鎖出視頻會議的正確打開方式，已然成為遠(yuǎn)程辦公的當(dāng)務(wù)之急。

溝通硬傷明顯：空間差異引發(fā)的信息傳遞低效

遠(yuǎn)程會議最大的痛點在于差異化環(huán)境下的溝通效率問題。

“在家辦公期間部門開會是最難受的。”任職于某牧業(yè)公司市場部主管的王旭(化名)表示：“很多在家辦公的同事經(jīng)常因為網(wǎng)絡(luò)問題錯過某些會議內(nèi)容，通常視頻(會議)結(jié)束后仍需要以書面的形式去強調(diào)會議內(nèi)容重點，(遠(yuǎn)程會議)效率是比較低的。”

一方面疫情特殊時間節(jié)點上，在家辦公成為企業(yè)方面兼顧疫情防控以及維持業(yè)務(wù)正常進展的最佳解決方案，另一方面，由于家庭環(huán)境下的工作氛圍問題，信息傳遞的效率不可避免的有所下降。

因此，準(zhǔn)確的會議記錄文本，就成為彌補效率空缺的關(guān)鍵。

線上會議與線下會議的差別，核心在于以氛圍、環(huán)境的影響下，交互方式的差異化。

傳統(tǒng)會議中的文字記錄、文檔整理、知識分享等功能欠缺，導(dǎo)致信息傳遞不暢通。在線下的會議中，很多時候需要看回放、多次重聽，才能理解會議要求，極大的降低工作效率。

對于許多有跨國業(yè)務(wù)公司來說，會議總是受限于網(wǎng)絡(luò)、語言等各種原因造成會議過程冗長，交流起來既不方便，也不高效。

總結(jié)起來，傳統(tǒng)線上會議，其實有三大痛點：

1.快速將視頻語音轉(zhuǎn)化為文字的需求非常迫切，或者是轉(zhuǎn)化成文本記錄留存。

遠(yuǎn)程辦公需要以準(zhǔn)確的文本記錄作為效率補充，核心就是如何從高效準(zhǔn)確的完成會議語音到會議文本的轉(zhuǎn)化。

2.方便遠(yuǎn)程演示、溝通。

空間的隔閡導(dǎo)致很多時候線上PPT演示的效果大打折扣，由于網(wǎng)絡(luò)延遲等諸多環(huán)境原因，在家辦公的同事很難獲取到全部的關(guān)鍵信息，

3.能夠快速翻譯，適用于遠(yuǎn)程跨國會議、國際論壇等多場景。

對于很多有跨國業(yè)務(wù)的企業(yè)來講，翻譯是遠(yuǎn)程會議中必不可少的重要部分，由會議音頻到文本再到翻譯后的會議內(nèi)容文字再現(xiàn)是一個冗雜且效率低下會議交流環(huán)節(jié)，因而，快速將外文音頻翻譯至文本是提升跨國遠(yuǎn)程會議效率的關(guān)鍵。

歸根結(jié)底，很多吐槽在家工作效率低下的企業(yè)管理者，歸根結(jié)底還是信息傳遞的不到位。在特殊的疫情期間，如何以有效的方式解決這一難題成為提升居家辦公效率當(dāng)務(wù)之急。

技術(shù)基礎(chǔ)+痛點挖掘雙輪驅(qū)動：對癥下藥方能一擊必中

“其實現(xiàn)在一些遠(yuǎn)程會議產(chǎn)品已經(jīng)能夠很好滿足線上會議的需求，像前兩天我們公司在線上組織一個開工動員大會，大約有180多位來自于各個地區(qū)各個部門的同事參與了這次視頻會議。”王旭表示，這其實也是公司第一次在線上開這么大規(guī)模的會議，“確實沒想到(訊飛L1)能同時承載這么多人同時在線。”

(300多人視頻會議)

經(jīng)多方了解，我們發(fā)現(xiàn)越來越多的企業(yè)開始使用訊飛聽見L1作為遠(yuǎn)程會議平臺。

“相比于普通的遠(yuǎn)程會議中，大家匯聚在線下會議室中進行跨地區(qū)開會，訊飛聽見L1更適用于多人、多地點的在線會議協(xié)同辦公。”某快消品公司渠道負(fù)責(zé)人徐聞(化名)表示：“由于業(yè)務(wù)需要，平時青島、鄭州來回跑，疫情期間只好通過視頻來聯(lián)系業(yè)務(wù)。”

據(jù)悉，科大訊飛旗下遠(yuǎn)程會議產(chǎn)品L1，最大支持200路多方視頻會議接入，會議主持可以通過屏幕內(nèi)容共享，將資料實時同步給所有與會人員，并通過訊飛的“實時語音轉(zhuǎn)寫翻譯”功能實現(xiàn)會議內(nèi)容的快速文字化。

在語音轉(zhuǎn)文字方面，目前訊飛L1產(chǎn)品的實時語音轉(zhuǎn)寫翻譯的準(zhǔn)確率最高達95%，通過實時的語音轉(zhuǎn)寫增加了溝通的有效性，同時彌補了遠(yuǎn)程會議效率不足。

“會議結(jié)束后用手機掃碼就能下載會議的文字版，十分方便。”徐聞表示。據(jù)悉，徐聞公司所使用的訊飛L1支持會議記錄轉(zhuǎn)寫結(jié)果智能排版，通過自動生成二維碼，使掃碼獲取更快捷，會議的內(nèi)容保存也更加安全。

據(jù)公開資料顯示，在產(chǎn)品的交互上，L1相關(guān)產(chǎn)品支持本地、遠(yuǎn)程文檔演示，根據(jù)演講內(nèi)容實時同步字幕，并通過使用白板批注功能，與與會人員同步互動，以解決遠(yuǎn)程演示中的信息精準(zhǔn)獲取問題。

同時，在會議結(jié)束后，會議文檔的結(jié)構(gòu)化存儲可以迅速的沉淀此次遠(yuǎn)程會議、培訓(xùn)成果，從而不斷的積累來沉淀組織資源和文化。

一款好的在線辦公產(chǎn)品為什么能直擊企業(yè)遠(yuǎn)程辦公痛點?

*強悍的硬實力

通過以上企業(yè)管理人員的信息反饋，我們不難發(fā)現(xiàn)，一款好的遠(yuǎn)程辦公產(chǎn)品一定有著技術(shù)上的硬實力作為底層基礎(chǔ)。

以聽見L1為例，200多路視頻信號同時接入，實時會議語音轉(zhuǎn)寫以及翻譯的功能背后，是科大訊飛在AI語音交互領(lǐng)域多年深耕的技術(shù)實力。作為國內(nèi)AI語音識別領(lǐng)域的“領(lǐng)頭羊”，通過AI語音、語義理解及轉(zhuǎn)寫技術(shù)，聽見L1得以解決遠(yuǎn)程辦公的需求痛點。

*謙虛學(xué)習(xí)的心態(tài)

簡單的說就是搞技術(shù)也要“接地氣”，從技術(shù)到產(chǎn)品不應(yīng)是一味地閉門造車，更應(yīng)該俯身傾聽企業(yè)的實際需求，從而不斷根據(jù)企業(yè)實際需求進行相應(yīng)的調(diào)整和改進。

“1月份疫情開始出現(xiàn)的時候，我們的團隊就在進行相應(yīng)的產(chǎn)品改善與升級，包括擴大我們的后臺用戶支撐規(guī)模。” 科大訊飛的產(chǎn)品經(jīng)理孫鵬對媒體表示，能保證上百人同時視頻會議的流暢度與在線溝通的質(zhì)量，是訊飛團隊在疫情時期的首要任務(wù)。

由救急到剛需：視頻會議或成數(shù)字時代標(biāo)配？

出于疫情防控的需要，企業(yè)人員在家辦公成為當(dāng)下環(huán)境中的短期趨勢。從某種程度上講，在家辦公也是為防控出力，為減少經(jīng)濟損失出力。

考慮到企業(yè)經(jīng)營壓力，日前訊飛聽見推出了“見屏如面 共克時艱 ”L1產(chǎn)品免費使用方案。據(jù)悉，2020年6月30日前，視頻會議、轉(zhuǎn)寫、翻譯服務(wù)不計入1000小時內(nèi)。

訊飛方面表示，此次的方案旨在幫助企業(yè)在疫情期間更好的辦公，并有效節(jié)約企業(yè)的線上辦公成本，在疫情的“攻堅戰(zhàn)”面前與廣大企業(yè)一起共克時艱。

作為特殊時期的一種“急救方案”，視頻會議、遠(yuǎn)程辦公成為一種短期內(nèi)的應(yīng)急方案，但長期來看，如果體驗端更加完善，這樣的方案也將成為數(shù)字時代的“標(biāo)配”。

非疫情期間，傳統(tǒng)會議開始前需要準(zhǔn)備很多，集齊全部參會人員耗時耗力，效率十分低下，同時疫情期間對優(yōu)質(zhì)遠(yuǎn)程會議產(chǎn)品的使用會放大這種傳統(tǒng)會議的弊端，喚醒更多企業(yè)給管理者的“效率會議”意識。

過去會議室場景中，語音實時交談的形式，會議內(nèi)容多以視頻、音頻的形式保存下來，不利于傳閱，而經(jīng)過訊飛L1等優(yōu)質(zhì)的遠(yuǎn)程辦公產(chǎn)品體驗，其高效快捷便利的特點將逐步滲透至企業(yè)日常的辦公活動中去。

實際上，在辦公體驗中也同樣存在消費中的“棘輪效應(yīng)”，即人們在經(jīng)過優(yōu)秀的辦公體驗很難再適應(yīng)效率低下的傳統(tǒng)會議活動。而此次訊飛聽見L1其實超出很多企業(yè)和員工的錨定認(rèn)知，這種高效、便捷的體驗容易造成體驗上的沖擊。

以電商領(lǐng)域為例17年前電商就因為方便快捷的體驗沖擊用戶心理，從而得以改變用戶的消費習(xí)慣，使得線上電商爆發(fā)，成為主流。

因而，可以預(yù)見的是，未來當(dāng)疫情過去，這種視頻會議的形式也會被更多企業(yè)保留并推廣，在棘輪效應(yīng)下開啟數(shù)字化遠(yuǎn)程會議、效率辦公的全新時代。

作者：周興斌，系資深媒體人、知名科技自媒體。2017年度中國十大最具影響力自媒體。關(guān)注電商新零售、人工智能、移動互聯(lián)、數(shù)碼家電等相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)。

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