精細化管理正成為現(xiàn)代企業(yè)管理的選擇，包含規(guī)范化、精細化、個性化三個層面。這種管理理念也滲透到差旅管理領域，在企業(yè)對成本、效率更加敏感的當下，企業(yè)對差旅管理也提出了精細化的要求。國內領先的差旅管理方案提供商鯨力商旅通過將大數據、智能算法應用于差旅管理中，為知名上市科技公司上線智慧化差旅管理方案，讓精細化管理深入到企業(yè)差旅的每一個環(huán)節(jié)，營造了降本增效、更具靈活性的差旅管理平臺。
項目背景：年年攀升的差旅費用
本次上線客戶是已上市的中國高科技企業(yè)，總部設在北京，在成都、廣州、上海、杭州、南京等地設有分支機構和研發(fā)中心，作為中國重點軟件企業(yè)，提供的軟件方案和服務涉及IP、VoIP、寬帶、無線等技術領域。該公司的差旅支出月均百萬，主要差旅管控方式為員工在OA系統(tǒng)提交出差申請，員工到指定代理商預訂機票酒店，代理商和公司結算。此外，員工出差城市補助、交通等費用均需要員工先行墊付，完成出差后整理發(fā)票提交給行政處理報銷。全部預訂行為均為員工自助預訂，經常出現(xiàn)機票全價預訂、緊急預訂、多訂等現(xiàn)象，差旅費用居高不下，報銷集中且效率低下。
由于預訂渠道多樣，大多時候客戶只能事后審視出差數據，公司領導和財務缺乏有效的手段管控年年攀升的差旅費用。所以公司希望能夠有一個線上平臺，能夠一次性解決機票、火車票及酒店、租車的預訂和墊資，并按照企業(yè)的各項差旅制度限制員工的預訂行為，在員工超標時重新觸發(fā)審批。
經過差旅解決方案的招標，客戶選擇了鯨力商旅。鯨力商旅基于一站式差旅平臺，通過審批對接、訂單對接、對賬對接等開發(fā)，在客戶OA系統(tǒng)基礎上進行少量定制開發(fā)后，為該客戶實現(xiàn)了一站式差旅預訂和精細化費用管控。
鯨力商旅帶來精細化預算管控
在充分了解客戶差旅需求后，鯨力商旅提出了一整套差旅政策方案，通過差旅政策配置、審批流管理、供應商管理、報銷管理、費用及預算管理、數據報表等產品模塊的完善，不僅滿足員工一站式預訂、差旅經理管控公司差旅制度執(zhí)行、領導根據差旅報告調整出差計劃等需求，還實現(xiàn)了客戶原有差旅代理商和鯨力平臺推薦的供應商同臺競價的功能，進一步完善了供應鏈。
鯨力商旅從以下多層面的實施為客戶帶來了精細化管控：
1、個性化差旅標準實現(xiàn)預算合理化
鯨力商旅差旅咨詢服務團隊充分了解企業(yè)差旅制度后，幫助客戶實現(xiàn)了差旅預算標準的優(yōu)化?？蛻粼幸惶撞盥脴藴驶趰徫患墑e、城市來制定出差預算，鯨力商旅基于大數據與智能算法，依據出差時間、城市、城區(qū)，對接多家供應商實時價格，為員工出差提供個性化預算標準(即“鯨準預算”)。員工每次出差預算更加合理，避免淡旺季價格彈性大、員工預訂超標等問題。員工實際出行消費金額若低于標準，企業(yè)在行程結束后給予員工一定比例的節(jié)省獎勵，激發(fā)員工主動節(jié)省的意識，達到企業(yè)和員工雙贏的效果。
2、打通審批、預訂、報銷流程形成完整數據報告
通過鯨力商旅云平臺和客戶OA系統(tǒng)的對接，員工在完成審批后，可跳轉到鯨力平臺即時預訂或行程完成后提交票據報銷，預訂單和票據和出差申請相關聯(lián)，基本實現(xiàn)了無紙化辦公，所有審批流程實現(xiàn)在線處理、相關票據關聯(lián)查看。所有員工都能實現(xiàn)隨時隨地預訂和票據報銷，財務和管理人員可獲得多維度的數據報告，作為差旅管理優(yōu)化的依據。
3、建設供應鏈提供最優(yōu)資源
鯨力平臺為客戶接入原有供應商，并推薦了鯨力平臺其他優(yōu)質供應商資源，使員工預訂時能得到最優(yōu)資源。鯨力還定期將員工的預訂偏好、競價排名、服務質量呈現(xiàn)到企業(yè)差旅報告中，作為客戶年度審查差旅供應商的重要依據。
此外，鯨力還提供了保險、租車等其它差旅產品的在線預訂，實現(xiàn)了企業(yè)小交通及相關差旅支出的企業(yè)支付統(tǒng)一結算，滿足了企業(yè)差旅透明化的深層需求。
基于以上實施，通過幾個月的使用，該企業(yè)客戶差旅支出費用同比減低約11%，員工緊急預訂率(當天預訂)同比下降38%?？蛻魴C票、酒店、火車票、租車等差旅支出僅需要和鯨力平臺統(tǒng)一結算，大大減輕財務人員的工作量。每月鯨力商旅向客戶管理層和差旅經理提供的差旅報告，數據完整，分析維度多樣，輔助企業(yè)管理決策，受到客戶好評，并推廣到客戶的下屬子公司和關聯(lián)企業(yè)。客戶由于采取了“鯨準預算”，已向員工發(fā)放節(jié)省獎勵約40000余元，逐漸建立了員工主動節(jié)約差旅費用的風氣。鯨力商旅倡導打造的精細化差旅管理并非是對于企業(yè)管理和員工出行的僵化束縛，而是通過大數據、深度學習等技術的應用，為客戶帶來智能化的科學管理方法，真正實現(xiàn)“在員工出行體驗與企業(yè)成本中找到最佳平衡”的智慧化差旅管理。
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