加強(qiáng)費(fèi)用內(nèi)控 鯨力商旅為上市企業(yè)打造精細(xì)化差旅管理

精細(xì)化管理正成為現(xiàn)代企業(yè)管理的選擇，包含規(guī)范化、精細(xì)化、個(gè)性化三個(gè)層面。這種管理理念也滲透到差旅管理領(lǐng)域，在企業(yè)對(duì)成本、效率更加敏感的當(dāng)下，企業(yè)對(duì)差旅管理也提出了精細(xì)化的要求。國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的差旅管理方案提供商鯨力商旅通過(guò)將大數(shù)據(jù)、智能算法應(yīng)用于差旅管理中，為知名上市科技公司上線(xiàn)智慧化差旅管理方案，讓精細(xì)化管理深入到企業(yè)差旅的每一個(gè)環(huán)節(jié)，營(yíng)造了降本增效、更具靈活性的差旅管理平臺(tái)。

項(xiàng)目背景：年年攀升的差旅費(fèi)用

本次上線(xiàn)客戶(hù)是已上市的中國(guó)高科技企業(yè)，總部設(shè)在北京，在成都、廣州、上海、杭州、南京等地設(shè)有分支機(jī)構(gòu)和研發(fā)中心，作為中國(guó)重點(diǎn)軟件企業(yè)，提供的軟件方案和服務(wù)涉及IP、VoIP、寬帶、無(wú)線(xiàn)等技術(shù)領(lǐng)域。該公司的差旅支出月均百萬(wàn)，主要差旅管控方式為員工在OA系統(tǒng)提交出差申請(qǐng)，員工到指定代理商預(yù)訂機(jī)票酒店，代理商和公司結(jié)算。此外，員工出差城市補(bǔ)助、交通等費(fèi)用均需要員工先行墊付，完成出差后整理發(fā)票提交給行政處理報(bào)銷(xiāo)。全部預(yù)訂行為均為員工自助預(yù)訂，經(jīng)常出現(xiàn)機(jī)票全價(jià)預(yù)訂、緊急預(yù)訂、多訂等現(xiàn)象，差旅費(fèi)用居高不下，報(bào)銷(xiāo)集中且效率低下。

由于預(yù)訂渠道多樣，大多時(shí)候客戶(hù)只能事后審視出差數(shù)據(jù)，公司領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)缺乏有效的手段管控年年攀升的差旅費(fèi)用。所以公司希望能夠有一個(gè)線(xiàn)上平臺(tái)，能夠一次性解決機(jī)票、火車(chē)票及酒店、租車(chē)的預(yù)訂和墊資，并按照企業(yè)的各項(xiàng)差旅制度限制員工的預(yù)訂行為，在員工超標(biāo)時(shí)重新觸發(fā)審批。

經(jīng)過(guò)差旅解決方案的招標(biāo)，客戶(hù)選擇了鯨力商旅。鯨力商旅基于一站式差旅平臺(tái)，通過(guò)審批對(duì)接、訂單對(duì)接、對(duì)賬對(duì)接等開(kāi)發(fā)，在客戶(hù)OA系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行少量定制開(kāi)發(fā)后，為該客戶(hù)實(shí)現(xiàn)了一站式差旅預(yù)訂和精細(xì)化費(fèi)用管控。

鯨力商旅帶來(lái)精細(xì)化預(yù)算管控

在充分了解客戶(hù)差旅需求后，鯨力商旅提出了一整套差旅政策方案，通過(guò)差旅政策配置、審批流管理、供應(yīng)商管理、報(bào)銷(xiāo)管理、費(fèi)用及預(yù)算管理、數(shù)據(jù)報(bào)表等產(chǎn)品模塊的完善，不僅滿(mǎn)足員工一站式預(yù)訂、差旅經(jīng)理管控公司差旅制度執(zhí)行、領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)差旅報(bào)告調(diào)整出差計(jì)劃等需求，還實(shí)現(xiàn)了客戶(hù)原有差旅代理商和鯨力平臺(tái)推薦的供應(yīng)商同臺(tái)競(jìng)價(jià)的功能，進(jìn)一步完善了供應(yīng)鏈。

鯨力商旅從以下多層面的實(shí)施為客戶(hù)帶來(lái)了精細(xì)化管控：

1、個(gè)性化差旅標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)預(yù)算合理化

鯨力商旅差旅咨詢(xún)服務(wù)團(tuán)隊(duì)充分了解企業(yè)差旅制度后，幫助客戶(hù)實(shí)現(xiàn)了差旅預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)化。客戶(hù)原有一套差旅標(biāo)準(zhǔn)基于崗位級(jí)別、城市來(lái)制定出差預(yù)算，鯨力商旅基于大數(shù)據(jù)與智能算法，依據(jù)出差時(shí)間、城市、城區(qū)，對(duì)接多家供應(yīng)商實(shí)時(shí)價(jià)格，為員工出差提供個(gè)性化預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)(即“鯨準(zhǔn)預(yù)算”)。員工每次出差預(yù)算更加合理，避免淡旺季價(jià)格彈性大、員工預(yù)訂超標(biāo)等問(wèn)題。員工實(shí)際出行消費(fèi)金額若低于標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)在行程結(jié)束后給予員工一定比例的節(jié)省獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工主動(dòng)節(jié)省的意識(shí)，達(dá)到企業(yè)和員工雙贏的效果。

2、打通審批、預(yù)訂、報(bào)銷(xiāo)流程形成完整數(shù)據(jù)報(bào)告

通過(guò)鯨力商旅云平臺(tái)和客戶(hù)OA系統(tǒng)的對(duì)接，員工在完成審批后，可跳轉(zhuǎn)到鯨力平臺(tái)即時(shí)預(yù)訂或行程完成后提交票據(jù)報(bào)銷(xiāo)，預(yù)訂單和票據(jù)和出差申請(qǐng)相關(guān)聯(lián)，基本實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，所有審批流程實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)處理、相關(guān)票據(jù)關(guān)聯(lián)查看。所有員工都能實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地預(yù)訂和票據(jù)報(bào)銷(xiāo)，財(cái)務(wù)和管理人員可獲得多維度的數(shù)據(jù)報(bào)告，作為差旅管理優(yōu)化的依據(jù)。

3、建設(shè)供應(yīng)鏈提供最優(yōu)資源

鯨力平臺(tái)為客戶(hù)接入原有供應(yīng)商，并推薦了鯨力平臺(tái)其他優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源，使員工預(yù)訂時(shí)能得到最優(yōu)資源。鯨力還定期將員工的預(yù)訂偏好、競(jìng)價(jià)排名、服務(wù)質(zhì)量呈現(xiàn)到企業(yè)差旅報(bào)告中，作為客戶(hù)年度審查差旅供應(yīng)商的重要依據(jù)。

此外，鯨力還提供了保險(xiǎn)、租車(chē)等其它差旅產(chǎn)品的在線(xiàn)預(yù)訂，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)小交通及相關(guān)差旅支出的企業(yè)支付統(tǒng)一結(jié)算，滿(mǎn)足了企業(yè)差旅透明化的深層需求。

基于以上實(shí)施，通過(guò)幾個(gè)月的使用，該企業(yè)客戶(hù)差旅支出費(fèi)用同比減低約11%，員工緊急預(yù)訂率(當(dāng)天預(yù)訂)同比下降38%。客戶(hù)機(jī)票、酒店、火車(chē)票、租車(chē)等差旅支出僅需要和鯨力平臺(tái)統(tǒng)一結(jié)算，大大減輕財(cái)務(wù)人員的工作量。每月鯨力商旅向客戶(hù)管理層和差旅經(jīng)理提供的差旅報(bào)告，數(shù)據(jù)完整，分析維度多樣，輔助企業(yè)管理決策，受到客戶(hù)好評(píng)，并推廣到客戶(hù)的下屬子公司和關(guān)聯(lián)企業(yè)?？蛻?hù)由于采取了“鯨準(zhǔn)預(yù)算”，已向員工發(fā)放節(jié)省獎(jiǎng)勵(lì)約40000余元，逐漸建立了員工主動(dòng)節(jié)約差旅費(fèi)用的風(fēng)氣。鯨力商旅倡導(dǎo)打造的精細(xì)化差旅管理并非是對(duì)于企業(yè)管理和員工出行的僵化束縛，而是通過(guò)大數(shù)據(jù)、深度學(xué)習(xí)等技術(shù)的應(yīng)用，為客戶(hù)帶來(lái)智能化的科學(xué)管理方法，真正實(shí)現(xiàn)“在員工出行體驗(yàn)與企業(yè)成本中找到最佳平衡”的智慧化差旅管理。

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