契約鎖電子合同以“無紙化簽署”全面推動(dòng)唐人神集團(tuán)的管理升級(jí)

唐人神集團(tuán)是首批農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化國家重點(diǎn)龍頭企業(yè)，也是國內(nèi)生豬全產(chǎn)業(yè)鏈經(jīng)營第一股。30多年的發(fā)展，唐人神集團(tuán)的業(yè)務(wù)規(guī)模拓展迅速，管理方式的持續(xù)創(chuàng)新是集團(tuán)健康發(fā)展的重要?jiǎng)恿χ弧?/p>

以“無紙化簽署”全面推動(dòng)管理升級(jí)

唐人神集團(tuán)的產(chǎn)業(yè)布局覆蓋“品種改良、安全飼料、健康養(yǎng)殖、肉品加工、品牌專賣”五大板塊，年?duì)I收過百億。

(圖片源自唐人神官網(wǎng))

以分銷為主的銷售模式下，解決唐人神與全國經(jīng)銷商在業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的大量“單據(jù)”簽署問題，是管理升級(jí)的關(guān)鍵。

據(jù)了解：唐人神集團(tuán)每年和客戶簽署的銷售單、與司機(jī)簽署的物流單有近百萬份。

平均金額數(shù)萬元的單據(jù)、合同，在傳統(tǒng)的線下簽字、蓋章過程中，往往讓唐人神的管理陷入被動(dòng)：

①紙質(zhì)單據(jù)一旦出現(xiàn)代簽、冒簽，常常會(huì)有“物流單不承認(rèn)貨物丟失、銷售訂單不承認(rèn)已收到貨、對(duì)賬單不承認(rèn)對(duì)賬數(shù)據(jù)”的麻煩，此類資金損失難以計(jì)量。

②唐人神現(xiàn)有的金蝶EAS只能實(shí)現(xiàn)線上審批，線下簽署涉及的“打印、紙張、寄送、人力、倉儲(chǔ)”等支出成本卻始終居高不下。

③紙質(zhì)單據(jù)容易丟是真的，一旦遇到經(jīng)濟(jì)糾紛拿什么做訴訟證據(jù)。

④組織規(guī)模大、業(yè)務(wù)多、經(jīng)銷商多已經(jīng)是唐人神的主要特征，如果按照線下的那一套簽署流程來，每次簽署要等用章、等快遞，少則一周多則一個(gè)月的耗時(shí)都有可能。

此次：契約鎖電子簽章已經(jīng)集成唐人神現(xiàn)有的金蝶EAS系統(tǒng)，通過打造集團(tuán)統(tǒng)一印控中心，為唐人神的文件簽署提供“身份認(rèn)證、電子模板、在線蓋章、簽約、審批、存證”等服務(wù)，讓金蝶EAS具備電子簽署能力。

(唐人神集團(tuán)的電子簽章平臺(tái)私有化部署情況)

通過一個(gè)簡單的線上簽署改變，卻能讓唐人神文件簽署業(yè)務(wù)中大量機(jī)械化、重復(fù)化的管理動(dòng)作簡化、消失，以此幫助各類業(yè)務(wù)、分公司優(yōu)化運(yùn)營效率。

唐人神分銷單據(jù)電子簽署場景展示

契約鎖電子印章系統(tǒng)在數(shù)字身份證書的保障下，確保唐人神各類業(yè)務(wù)簽署全程身份安全，針對(duì)各類業(yè)務(wù)的個(gè)性化需求定制內(nèi)、外協(xié)同的簽署方案。

1、物流單據(jù)

1）發(fā)貨確認(rèn)單

唐人神簽署需求：和客戶以及經(jīng)銷商之間的貨物配送業(yè)務(wù)常常需要簽署“發(fā)貨確認(rèn)單”，過去紙質(zhì)確認(rèn)單要一式三份分別留存在企業(yè)、司機(jī)以及客戶之間，周轉(zhuǎn)又慢、又麻煩。

>>>電子化簽署方案：

契約鎖和金蝶EAS集成后，直接通過一條流程就能自動(dòng)邀請(qǐng)物流司機(jī)以及客戶線上簽署。

(一條流程實(shí)現(xiàn)客戶、物流方簽署)

EAS系統(tǒng)的發(fā)貨單，通過契約鎖電子文件模板自動(dòng)完成標(biāo)準(zhǔn)文件格式轉(zhuǎn)換，內(nèi)部審批完成后自動(dòng)短信通知司機(jī)簽署。

和過去等快遞寄送文件不同，現(xiàn)在司機(jī)短信認(rèn)證身份后幾分鐘就能完成簽署、去提貨，同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)短信通知客戶“已發(fā)貨”，收貨后客戶短信驗(yàn)證身份即可完成最后一步簽署，確認(rèn)收貨。

2）提貨確認(rèn)單

唐人神簽署需求：唐人神的產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)中存在部分經(jīng)銷商“賒賬提貨”需求，這就必須簽署“提貨確認(rèn)單”。但是，傳統(tǒng)簽署中訂單數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、經(jīng)銷商身份真實(shí)性很難確保，有時(shí)貨到了文件還在路上，安全和效率根本沒保障。

>>>電子化簽署方案：

EAS系統(tǒng)生成的提貨單經(jīng)契約鎖電子模板完成標(biāo)準(zhǔn)化文件格式轉(zhuǎn)換，通過短信提醒經(jīng)銷商簽字確認(rèn)。然后由物流司機(jī)認(rèn)證簽署去提貨運(yùn)輸，到貨后，客戶再次簽字確認(rèn)收貨，文件自動(dòng)回傳EAS系統(tǒng)存檔。

(唐人神提貨確認(rèn)單簽署流程)

【應(yīng)用效果】

① 縮短供貨周期，及時(shí)送貨：物流司機(jī)提貨不耽誤、客戶確認(rèn)收貨不怕找不到人簽字，減少因單據(jù)處理不及時(shí)而產(chǎn)生的送貨不暢。

② 嚴(yán)防丟貨、收貨后抵賴：經(jīng)銷商、物流司機(jī)簽署中全程真實(shí)身份保障，確認(rèn)本人簽署，防止冒簽、代簽，對(duì)貨物負(fù)責(zé)、避免財(cái)務(wù)糾紛。

③ 提升業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理價(jià)值：不僅讓唐人神的EAS系統(tǒng)具備了簽署能力，簽署后的文件還能自動(dòng)回傳到EAS備份，無需人工掃描上傳，至少節(jié)省一周時(shí)間。

2、電子對(duì)賬單

唐人神簽署需求：唐人神經(jīng)銷商遍布全國，每月一次對(duì)賬該如何確保對(duì)賬效率、保障回款效率?以前，都是專人從EAS系統(tǒng)下載對(duì)賬單，生成標(biāo)準(zhǔn)文件后打印、寄送給經(jīng)銷商對(duì)賬，每年光是打印、郵寄成本就不少，而且對(duì)賬效率不理想，公司業(yè)務(wù)款回收進(jìn)度慢。

>>>電子化簽署方案：

現(xiàn)在，契約鎖電子簽章系統(tǒng)不僅可以借助EAS數(shù)據(jù)自動(dòng)套用電子對(duì)賬單模板生成標(biāo)準(zhǔn)文件，還能直接通過一條流程實(shí)現(xiàn)短信通知經(jīng)銷商對(duì)賬、逾期提醒等操作，全程零人工干預(yù)。

(唐人神線上對(duì)賬場景)

【應(yīng)用效果】

① 防止冒簽，抵賴：有數(shù)據(jù)身份證書保證，整個(gè)對(duì)賬過程經(jīng)銷商身份真實(shí)可靠，杜絕不認(rèn)賬，減少壞賬。

② 提升結(jié)算效率，保證資金周轉(zhuǎn)：全面縮短對(duì)賬周期，幫助逾期催款，提升唐人神回款效率，保障資金生命線。

③ 讓EAS系統(tǒng)具備簽署能力：數(shù)據(jù)共享、電子簽署，對(duì)賬數(shù)據(jù)精準(zhǔn)，全面提升唐人神現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理價(jià)值。

小結(jié)：

電子簽章對(duì)唐人神管理效果的改變是一個(gè)可見的過程，從細(xì)化業(yè)務(wù)操作節(jié)點(diǎn)入手，大批量的減少機(jī)械、重復(fù)的簽署工作，全面簡化簽署中的人工、紙張、時(shí)間、費(fèi)用投入，通過簽署過程的優(yōu)化，推動(dòng)整個(gè)集團(tuán)運(yùn)營效率的提升。

此外：除了上述分銷業(yè)務(wù)中的簽署設(shè)置，目前，契約鎖已經(jīng)把電子簽章深入部署到唐人神的“組織內(nèi)部用印、人事、產(chǎn)品檢測(cè)”等各個(gè)環(huán)節(jié)。

實(shí)現(xiàn)了包括“公文、會(huì)議紀(jì)要、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告、勞動(dòng)合同”等各類文件的內(nèi)、外部簽署需求，讓唐人神集團(tuán)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)具備簽署能力，發(fā)揮信息化管理價(jià)值，給各大業(yè)務(wù)板塊、分公司的運(yùn)營提效。

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